오비스 인사이트
재택근무 잘 하는 회사 & 직원의
협업 가이드 구축 노하우
재택근무 잘 하는 회사 & 직원의
원격 협업 노하우
원격 협업을 시작하셨나요? 매끄러운 원격근무를 위해서는 대면업무과 다른 별도의 룰이 필요합니다.
이번 글에서는 원격업무 가이드 구성 시 기업, 그리고 직원의 입장에서 각각 참고할 수 있는 방법들에 대해 알아보겠습니다.
Key point
• 원격근무를 위해 회사가 해야할 일 - 원격근무 업무 규칙 정립 / 직원 온보딩 / 정부 가이드라인 참고
• 직원들이 만들어 나가야 할 원격 협업 문화 - 즉각적인 피드백 / 생산적인 소통 / 휴게시간 지키기
재택 · 원격근무, 장점만 살려 잘 운영 하려면
팬데믹이 끝나더라도 워케이션이나 유연근무제, 재택근무는 많은 기업들이 선택하게 될 기업 복지가 될 거라고 하죠. 사회적 상황에 따라 비대면 근무의 활성화로 이제는 꽤 보편적이 된 원격 근무, 도입하지 않던 기업들도 직원들에게 점차 원격근무에 대한 부분을 시작할 예정입니다.
실제로 미국 여론조사업체에서 직장인 5,889명을 대상으로 조사한 결과, 재택근무자의 78%가 ‘팬데믹이 끝난 후에도 재택근무를 하고 싶다’고 응답했으며, 국내 기업들 역시 약 50% 정도로 재택근무 비율을 정하여 직원들이 자유롭게 재택근무와 사무실 근무를 선택하게끔 하는 추세입니다.
하지만 유연근무제 및 재택근무, 항상 좋기만 할까요? 다른 환경에서 소통하며 일하는 것에서 직원들은 종종 어려움을 겪기도 하고, 회사 차원에서도 어떻게 기준을 정해 두어야 할 지 어렵기만 합니다. 재택근무를 위한 상세 근무 가이드 및 업무 규칙을 구축하는 방법, 오비스와 함께 알아보도록 할게요.
1. 원활하고 생산적인 원격근무를 위해 회사가 해야 할 고민
(1) 원격근무만을 위한 업무 규칙 새롭게 만들기
사무실에 출근하는 대면근무와 원격근무를 적절히 섞어서 적용한 회사가 많습니다. 다만 이 둘의 경우 환경이 정말 다르기 때문에, 예컨대 기존의 대면근무에서 활용하던 근태 규칙 등의 경우 원격근무에서는 적용이 어렵지요. 그렇다고 아예 가이드라인 없이 두면 규칙이 무너지고 업무에의 긴장감이 느슨해질 수도 있어서, 이런 부분의 고민이 새로 필요합니다. 근태 규칙 외에도, 업무 시 미팅이나 커뮤니케이션 이후 소통 오류가 발생할 수도 있기 때문에 생각보다도 더 소소한 곳들에서 가이드라인이 있으면 도움이 된답니다.
① 직원별 재택근무 업무 일지 올리기
회사 규모가 클수록, 재택근무를 한다면 어떤 직원이 어떤 업무를 하는지 더 확인하기 어려워지겠죠. 하루에 한 번 금일 업무 사항을 공유하는 것도 방법이 될 수 있습니다. 각 팀의 리더들이 내용을 확인하고, 다음 날 업무에의 적용도 필요할 것이고요.
② 팀원들의 생각 듣고 규칙 만들기
재택근무를 전반적으로 진행하며 각자가 느낀 장점과 단점을 정리하여 자유롭게 팀에서 이야기해 볼 수 있도록 회고록을 올려 보는 것은 어떨까요. 각자의 팀마다 원격근무를 진행하며 유독 잘 맞는 부서가 있을 것이고, 어려운 부서도 있을 테니까요. 각각 다른 규칙들을 만들어 팀마다 적용하는 것도 좋은 방법이겠네요.
③ 회의 관련 규칙 만들기
<배달의 민족> 어플을 만든 우아한형제들에서도 원격근무 직원이 75%가 넘어가면서 회의 관련 규칙을 정했답니다. 비대면으로 진행하는 회의인 만큼 이런 규칙들이 더 실수 없이 깔끔한 기업문화를 구축하는 데 도움이 될 것 같지요.
- 꼭 참석해야 하는 담당자만 회의에 참여하기
- 회의 주최자가 회의록 담당자 (서기) 지정하기
- 회의가 끝나면 회의록 공유하기
- 유관 부서가 많을 경우 주최자는 카메라를 켜기
- 회의 시간보다 최소 5분 일찍 회의 마치기
- 공유할 내용이 많을 경우 미리 이메일로 보내 두기
*출처 : 우아한형제들 B2B 서비스실 재택근무 가이드
④ 업무 협업 플랫폼 효과적으로 활용하기
가상 공간을 만들어 마치 함께 있는 듯 느낄 수 있는 메타버스 협업 플랫폼, 오비스. 누구나 손쉽게 도입하여 디자인을 적용하고, 직원들이 함께 있는 느낌을 줄 수 있는 이 공간에서는 꼭 현실과 같은 커뮤니케이션 느낌을 주지요. 회사 차원에서, 우리 직원들이 멀리 떨어져 있더라도 항상 함께 있는 것처럼 생동감 넘치는 업무 환경을 만들어 주는 것도 중요합니다. ‘진짜 사무실’같은 공간 구현부터, 산이나 바다 같이 드넓은 휴가 현장에서 일하는 느낌까지 다양하게 줄 수 있답니다.
게다가 직원 수가 많을수록 한 공간에서 동시다발적으로 대화가 이루어지게 되는데, 오비스 플랫폼은 어떤 대화가 어떻게 이루어지고 있는지 한 눈에 파악할 수 있어서 좋아요. 사무실 공간 이미지를 업로드하면 간단하게 전용 메타버스 공간도 구현할 수 있고, 외부 서비스도 링크 하나로 연동이 가능해 하나의 공간에서 활용도가 높답니다. 직원들이 효율적이고 흥미롭게 원격근무에 임할 수 있도록 적절한 업무 협업 플랫폼을 활용하는 것, 잊지 마세요.
(2) 직원들이 기존의 회사 문화에 잘 녹아들 수 있도록 도움 주기
잡코리아 설문조사에 따르면, 직장인의 41.4%는 코로나19 이후 사내 소통이 더 어려워졌다고 하며, 기업의 67%는 이제 비대면으로 직원을 채용한다고 응답했습니다. 2020년 코로나19가 시작된 이후 신규 입사하여 원격근무로 바로 투입된 직원들은 기존의 회사 문화나 분위기에 적응하는 데 시간이 더 걸릴 수도 있겠죠. 직원들의 얼굴도 잘 모르고 소통하며 일하는 경우가 많다고 할 정도니까요.
이런 직원들이 기존의 회사 문화, 특히 원격근무 문화에 잘 적응할 수 있도록 회사 차원에서 도와주는 것이 중요합니다. 완전 재택근무인 회사라면 한 달에 1~2번 정도는 사무실에 나오게 하여 동료 직원들이나 선배들과 식사하는 자리를 가지며 이야기를 나누는 것도 방법이겠지요. 아니면 문서화된 ‘원격근무 규칙’ 등을 만들어 배포해주는 것도 신규 입사자가 잘 적응하는 데 도움이 되겠습니다.
(3) 정부의 재택근무 가이드라인 참고하기
이제 대기업을 포함한 많은 기업들이 재택근무 및 원격근무를 시행하고 있기 때문에 정부에서도 재택근무를 위한 가이드라인을 제공하고 있습니다. 사내 규칙 수립을 할 때, 여기서 법적인 부분들에 대한 가이드 라인을 얻을 수도 있겠네요.
