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우리 회사에 맞는 협업 툴 찾기 -
기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드
우리 회사에 맞는
협업 툴 찾기
기업에서 협업의 중요성은 날이 갈수록 높아지고 있습니다.
이 글에서는 회사 업무 생산성 향상에 도움이 될 적합한 협업 툴 선택법을 알려 드립니다.
Key point
• 협업 툴 기능별 분류 3가지 - 커뮤니케이션, 생산성, 통합형
• 협업 툴 제공 방식별 분류 2가지 - 클라우드형, 구축형
• 협업 툴의 효율성 판단 포인트 - 연결성, 안정성, 접근성
• 기업 상황 체크 - 기존 서비스와 통합 가능 여부, 인프라 투자 필요 여부, 비용 확인
2022 기업 업무 트렌드 키워드 '협업'
2022년 업무에 있어 가장 중요한 키워드는 ‘협업’입니다. 코로나 팬데믹 속에서 원격근무를 해야 하는 상황이 많기 때문이기도 하지만, 날로 복잡해지는 비즈니스 환경 속에서 팀과 팀, 기업과 기업간의 협력이 새로운 아이디어를 창출하는 데 도움이 되는 것도 중요한 원인 중 하나입니다.
어떠한 상황에서도 함께 프로젝트를 성공시키려면 좋은 커뮤니케이션 툴이 필요합니다. 이 때문에 재택근무는 물론 사무실에서도 협업툴을 사용하는 일이 늘고 있습니다. 2022년 현재 기업에서 사용하는 협업툴로는 어떤 것들이 있는지, 우리 기업에 적합한 협업툴을 선택하려면 어떻게 해야 하는지 알아볼까요?
공통된 목표 달성에 도움 주는 협업툴
하지만 코로나19 때문에 원격근무가 일상화된 지금, 협업툴은 다수의 사용자가 별개의 작업 환경에서 하나의 프로젝트를 동시에 수행할 수 있도록 도와주는 소프트웨어라 할 수 있습니다. 로터스 소프트웨어의 로터스 노츠(Lotus Notes)를 시작으로 수많은 협업 소프트웨어가 등장했으며, 재택근무와 원격근무가 대중화되면서 이제는 제대로 된 협업툴을 고르는 것이 비즈니스에 있어 필수가 되었습니다.
오늘날 협업툴은 비즈니스에 필요한 여러 기능을 제공합니다. 캘린더나 타임라인 등을 통한 업무의 시각화, 리마인더 기능은 물론 자체 드라이브 공간을 통해 중요한 데이터를 백업할 수도 있고, 에디터를 통해 보고서나 프레젠테이션 자료를 제작할 수도 있습니다. 주제별 채널에서의 채팅이나 파일/이미지 공유 등의 커뮤니케이션 기능도 빼놓을 수 없죠. 그렇다면 협업툴을 도입하기 위해서는 어떤점들을 고민해야 할 지 알아보도록 하겠습니다.
1. 협업툴, 기능별로 골라보자
협업툴은 기능, 제공 방식 등에 따라 다양한 종류가 있는데요. 기능으로 구분하게 된다면, 커뮤니케이션, 생산성, 통합형의 3가지로 정리할 수 있습니다. 우선 커뮤니케이션 특화 협업툴입니다. 커뮤니케이션 특화 협업툴은 소통을 위한 메신저 기능이 강력하며, 채널이나 그룹, 게시판을 프로젝트 조직 내부에서 개설할 수 있습니다. 이를 통해 각각 프로젝트별로 의사소통의 혼선이 생기지 않을 수 있고 더 명확하고 쉽게 의사전달이 가능해집니다. 대표적인 커뮤니케이션 특화 협업툴로는 슬랙, 잔디, 아지트 등이 있습니다.
생산성에 특화된 협업툴은 다시 2가지로 구분할 수 있는데요. 프로젝트 관리에 특화된 서비스가 있는가 하면 문서 작성과 아카이빙, 공유 등에 적합한 소프트웨어로 나눌 수 있습니다. 대표적인 생산성 특화 협업툴로는 프로젝트 관리에 적합한 트렐로, 아사나를 비롯해 오피스 프로그램을 대체할 수 있는 구글 독스/스프레드시트 등이 있습니다.
최근에는 커뮤니케이션과 생산성 기능을 하나로 묶은 통합형 협업툴도 유행입니다. 이들 협업툴은 하나의 프로그램으로 커뮤니케이션과 협업에 프로젝트 관리도 가능한 것이 특징입니다. 이러한 협업툴 중 대표주자로는 콜라비, 플로우, 드롭박스 비즈니스 등이 있습니다.
2. 클라우드형? 구축형? 둘의 차이는?
한편, 구축형 협업툴은 회사에서 보유한 서버에 서비스를 설치하여 이용하는 방식을 뜻합니다. 구축형 협업툴은 사용자가 자유롭게 커스터마이징이 가능하고, 보안정책 수준도 필요한 만큼 높일 수 있다는 장점이 있습니다. 대표적인 구축형 협업툴로는 플로우, 팀업 등이 있습니다.
3. 얼마나 효율적인지 살펴봐야
이렇게 협업툴은 용도별로, 제공 방식별로 다양합니다. 하지만 어떠한 제품이든 협업툴은 결국 어떤 환경에서도 최적의 업무 효율을 제공해야 합니다. 그래서 단순히 잘 알려진 브랜드를 선택하는 것 이상으로 연결성, 안정성, 접근성을 따져봐야 기업에 알맞은 협업툴을 선택할 수 있습니다.
먼저 연결성은 내외부 인적 자원들과 얼마나 쉽게 연결될 수 있는지를 뜻합니다. 가능하다면 회사 내부 인원뿐만 아니라 협력 관계인 회사에서도 쉽게 쓸 수 있는 서비스가 필요합니다. 외부와의 협업도 많이 일어나고 있고, 외부에서 사용하기 어려운 시스템을 도입한다면 직원들은 새로운 툴과 기존의 툴을 같이 사용하는 비효율을 야기하기도 하기 때문입니다.
두 번째로 살펴볼 부분으로는 안정성이 있습니다. 어느 공간에서도 업무 진행 상황을 원활하게 공유하기 위해 협업툴을 사용하는 만큼 사용하는 과정에서 끊김이 없어야 합니다. 대부분 안정적으로 운영이 가능하다고 강조하지만, 실제 업무 환경에서 사용하다보면 연결이 불안정하는 등의 문제가 발생하기도 합니다. 물론 다양한 자료가 오가고 기업의 중요한 일들의 논의가 이루어지는 공간인 만큼 보안성도 체크해야만 중요한 정보가 외부로 유출되는 사태를 막아줄 수 있을 것입니다.
접근성 역시 진지하게 고려해야 할 요소 중 하나입니다. 최근에는 데스크톱이나 노트북뿐만 아니라 스마트폰이나 태블릿PC로도 업무를 보는 경우가 적지 않은데, 이런 상황을 위해 윈도우 이외에도 iOS, 안드로이드에서도 사용할 수 있는 협업툴이 좋습니다.
새로운 툴을 활용해야 하는 직원들이 쉽게 쓸 수 있도록 UI/UX가 잘 구성되어 있는지도 살펴보아야 합니다. 새로운 툴을 배우고 활용하는 데에 어려움을 느낀다고 하는 설문조사가 있을 만큼, 조직에 새로운 협업툴을 이식시키는 일이 쉽지 않기 때문입니다. 복잡하게 이것저것 설정할 필요 없이 로그인만 하면 바로 업무에 적용할 수 있다면 가장 최선일 것입니다.
4. 현재 기업 상황에 알맞나 확인해야
아무리 유명하고 좋은 협업툴이라도 우리 기업이 사용하기에 적합하지 않다면 업무 효율을 높이기가 어렵죠. 그래서 현재 조직 내부에서 어떤 방식으로 업무를 진행하고 있고, 업무 체계가 어떻게 이루어져 있는지 상황을 체크해야 합니다. 협업툴이 제공할 수 있는 기능이 우리의 체계와 맞는지 그리고 필요로 하는 기능을 적절하게 제공하거나 기존에 사용하고 있던 내부의 툴들과 통합이 가능한지를 고민해야겠죠.
또한, 전용 서버처럼 인프라 투자를 해야 하는 상황인지, 혹은 별도의 인프라 투자 없이도 바로 협업툴을 사용해도 무방한지 고려해야 합니다. 내부 데이터를 별도의 자체 서버를 구축하여 보관할 지, 클라우드에 담아도 되는지, 기존 시스템이나 보안 환경과 연동은 어떻게 이루어질 수 있는지 등을 알아보아야 하기 때문입니다. 만약 내부 인트라넷만을 이용해야 하는 기업이라면 클라우드 기반의 협업툴은 도입을 고민할 이유가 없습니다.
끝으로 따져봐야 할 부분이 있다면 비용입니다. 협업툴 사용에도 결국은 돈이 드는 만큼 비용 대비 얼마나 업무를 효율화 할 수 있을지 고민을 해야합니다. 만약 큰 돈을 들여 툴을 커스터마이징 하고 구축을 했더라도 실제 업무 환경에 적절하지 않은 협업툴을 도입하게 된다면 비용을 낭비하게 될 것이고 직원들은 새로운 협업툴에 맞춰 업무 환경을 조정하기 위해 인적 자원의 낭비도 이뤄질 겁니다.
기업 환경에 맞는 협업툴을 선택하자
결국 어떤 협업툴을 도입할지는 기업의 몫입니다. 상황에 따라 웬만한 기능을 모두 제공하는 클라우드형 협업툴을 선택할 수도 있고, 기업 환경에 맞춰 커스터마이징이 용이한 구축형 협업툴을 고를 수도 있습니다. 또한, 누구나 사용할 수 있는 협업툴이 먼저인지, 어느 기기에서도 사용 가능한 협업툴이 좋은지도 생각해보는 것이 좋습니다.
이제 막 창업한 스타트업 A사를 예로 들어보겠습니다. 스타트업의 경우 업무 프로세스가 아직 정착되지 않은 상태고 인프라에 비용을 투자하기도 쉽지 않습니다. 그래서 다양한 기능을 한 번에 제공하고 업데이트도 정기적으로 진행되는 클라우드형 협업툴이 적합합니다.
또한, 설치 즉시 곧바로 업무에 활용할 수 있고, 가벼워서 버벅거림 없이 사용할 수 있는 협업툴이 어울립니다. 윈도우 PC 이외에 macOS 기반 맥북이나 안드로이드 기기를 이용하는 경우도 많은 만큼 접근성과 호환성 역시 중요합니다.
업무문화 혁신을 위해 협업툴을 도입하려는 대기업 B사의 케이스도 살펴보겠습니다. B사와 같은 대기업의 경우 아직 협업툴이 익숙하지 않은 직원을 위해 사용하기 편한 협업툴이 좋고, 중요한 메시지를 정확하게 팀원에게 공유할 수 있는 서비스가 요구됩니다.
협업 툴 도입을 위해 확인해야할 Check list
