오비스 인사이트
스마트워크 성공 가이드 -
스마트워크 초기 환경 구축
스마트워크 정착을 위한
초기 환경 구축
들어가며
인크루트x오비스가 함께 실시한 설문조사에 따르면 직장인 중 62%는 재택근무를 경험했고, 이 중 약 60%는 재택근무시 사무실 출근보다 협업과 소통이 수월했다고 응답했습니다. 코로나19로 갑작스럽게 새로운 근무 방식에 적응해야 했던 과도기를 지나 사무실을 없애고 전면 재택을 실시하거나, 사무실과 재택을 결합한 하이브리드 근무를 시행하는 등 이제 스마트워크는 뉴노멀로 자리잡고 있습니다.
하지만 디지털 시프트의 과정 속 정보 비대칭이 여전히 발생하고 있고, 업무 환경에 대해 노사간에 깊이 있는 대화가 어렵다는 것이 재택근무의 문제로 아직까지 언급되고 있습니다. 이에 더 나은 스마트워크를 위해 업무 환경과 문화적 개선이 필요함을 깨달았습니다.
비즈니스 메타버스 플랫폼 오비스는 창립 이래 전세계적으로 흩어져있는 약 140여명의 동료들과 가상공간에서 100% 원격근무를 실시하고 있습니다.
국내 기업들의 미래 업무환경을 위해 디지털 전환 솔루션을 제공하면서 규모와 업계에 상관없이 지속가능한 원격근무 방안을 고민하는 고객사를 만날 기회가 많습니다. 그러던 중 많은 고객이 재택근무, 하이브리드 근무제를 도입하고 정착시키는 과정에서 협업을 위한 커뮤니케이션에 어려움을 겪고 있다는 것을 알게 되었습니다.
스마트워크 방식에 대해 고민하고 계신 HR담당자, 임원진, 리모트워커분들께 도움이 되기 위해 본 리포트를 제작하게 되었습니다. 원격근무 환경 부터 문화까지, 이를 개선하기 위해 조직 내 시도해볼만한 가이드를 전달합니다. 비대면 업무 방식에 아직 적응하지 못했거나, 지금보다 더 나은 원격 근무를 위해 새로운 시도를 해보고 싶은 기업에게 추천드립니다.
기업의 지속가능한 원격의 삶을 구축하는데 도움이 되길 바랍니다.
목차
01. 스마트워크 정착을 위한 초기 환경 구축
(1) 팀커뮤니케이션 특징별 협업 도구 추천 - 현재글
(2) 개인근무 환경 구축을 위한 경제적 지원
(3) 기업인터뷰 : 업스테이지
02. 스마트워크 정착을 위한 초기 문화 구축
(1) 기본적인 소통 규칙 수립
(2) 비대면 사내행사 진행
(3) 기업인터뷰 : 민병철 교육 그룹
스마트워크 성공 가이드 #1 - 스마트워크 정착을 위한 초기 환경 구축
원격(재택)근무로 인해 변화된 환경이 불편했던 적이 있으신가요?
누군가는 어떤 도구로 소통해야 하는지부터 헷갈리고, 누군가는 개인 업무 환경에 최적화 되어 있던 사무실의 장비가 그리워지기도 합니다. 각기 다른 환경에서 근무하고 있지만 서로 만족하며 근무할 수 있도록 초기 환경을 구축하는 것이 필요합니다. 팀별로 나타나는 커뮤니케이션 특징에 따라 우선적으로 도입해 볼 협업 도구와 개인 근무 환경 구축을 위해 필요한 경제적인 지원책에 대해 알아보세요.
1. 팀 커뮤니케이션 특징별 협업 도구 추천
(1) 조직 위계와 업무 의존성에 따른 팀 커뮤니케이션 특징
① 커뮤니케이션 동기화
조직 위계가 수직적이고, 업무 의존성이 낮은 팀일수록 커뮤니케이션의 동기화는 중요해 집니다. 동기화가 안된 팀은 필수적으로 공유되어야 하는 내용을 전달받지 못하는 경우가 발생합니다. 또한, 개인 업무와 직접적인 연관은 없지만 알아두면 좋을 사내 정보도 흐르지 못해 폐쇄적으로 소통합니다. 그래서 리더는 비동기화된 팀 커뮤니케이션을 동기화할 수 있도록 관리가 필요합니다.
② 커뮤니케이션 효율성
조직 위계가 수직적이고, 업무 의존성이 높은 팀일수록 커뮤니케이션의 효율성은 중요해 집니다. 업무 의존성이 높아 팀 내외부 소통 빈도는 높지만, 조직은 수직적이기 때문에 소통을 하기 위한 대기 시간이 증가합니다. 이는 의사 결정이 늦어지면서 커뮤니케이션의 비효율이 발생하는 것입니다.
③ 커뮤니케이션 생산성
조직 위계가 수평적이고, 업무 의존성이 높은 팀일수록 커뮤니케이션의 생산성은 중요해 집니다. 직급에 상관 없이 서로의 의견을 적극적으로 수용하는 분위기이기 때문에 상대적으로 소통 양이 많습니다. 수평적인 분위기에선 때론 불필요한 미팅이 많아지거나, 의견 수렴이 어려워 미팅이 예정보다 길어지기도 합니다. 그래서 미팅의 비생산적인 부분을 줄여나가며 커뮤니케이션의 생산성을 높이기 위한 조치가 필요합니다.
④ 커뮤니케이션 활성화
조직 위계가 수평적이고, 업무 의존성이 낮은 팀일수록 커뮤니케이션의 활성화는 중요해 집니다. 업무의 개인성이 높아 소통할 일이 빈번하게 생기진 않지만 소통이 필요할 때는 스스럼없이 협업할 수 있는 분위기입니다. 보통 업무와 연계된 소통이 주로 일어나기 때문에 소속감 및 유대감을 느끼기엔 어렵습니다. 그래서 리더는 비활성화된 팀 커뮤니케이션을 활성화할 수 있도록 장기적인 관점에서 관리가 필요합니다.
(2) 커뮤니케이션 아젠다 해결을 위한 협업 도구 추천
팀 혹은 조직이 속한 커뮤니케이션 특징을 알게된 후엔 아래 협업 도구의 추천에 따라 필요한 것을 도입해 보시길 바랍니다.
① 커뮤니케이션 동기화
커뮤니케이션의 동기화를 위해선 미팅에 참석하지 않았더라도, 대화에 끼지 않았더라도 궁금한 내용을 공유받을 수 있을 정도의 히스토리를 문서화하는 작업이 필요합니다.
트로우(traw) or 클로바노트(CLOVA Note)
두 서비스 모두 미팅 중에 놓친 부분이 없도록 음성으로 기록한다는 점에서 공통점을 지닙니다. 트로우는 음성과 더불어 비디오 채팅, 문서 역시 함께 기록되기에 동시 작업이 필요한 경우 더 유용할 수 있습니다. 반면 클로바노트는 기록된 음성을 AI가 요약해주고 검색해볼 수 있기 때문에 이후 업무 히스토리를 파악하기에 용이합니다.
타입드(Typed)
타입드는 모든 문서화 작업을 하나의 공간에서 수집하고 관리할 수 있습니다. 개별적으로 업무를 처리하더라도 팀 혹은 조직의 목표(프로젝트) 단위로 업무 문서를 관리할 수 있다면 개인의 업무와 연관된 정보들을 별다른 도움 없이 한 눈에 확인할 수 있기 때문에 커뮤니케이션을 동기화할 수 있습니다.
② 커뮤니케이션 효율성
수직적이지만 업무 의존도가 높은 팀이라면 피드백, 업무 보고를 위해 대기 시간이 길어지는 경우가 많습니다. 그래서 신속한 의사결정 체계를 갖출 수 있도록 비효율적인 커뮤니케이션을 해결할 수 있는 환경을 세팅해야 합니다.
센드타임(sendtime)
센드타임은 일정 조율 및 스케쥴링 자동화를 위한 서비스입니다. 팀 캘린더를 사용하게 된다면 팀원 캘린더를 하나로 모아 간편하게 일정을 조율할 수 있고, 확정된 미팅 일정은 슬랙 등 기존 협업툴과 연동하여 알림을 받아볼 수 있습니다. 소통을 위해 일정을 조율하는 시간마저 업무 시간으로 느껴지지 않도록 업무의 효율성을 높여줍니다.
티키(tikki)
티키는 필요한 답변을 누락없이 받아볼 수 있는 서비스입니다. 무작정 기다리거나, 계속 재촉해야 하는 상황이 난감할 때 협업툴 슬랙에 연동해 활용할 수 있습니다. 리더(상사)의 입장에선 팀원의 답변을 누락하지 않도록 관리할 수 있어 용이하며 팀원의 입장에선 업무 기한에 맞춰 답변을 받을 수 있습니다.
오비스(oVice)
메타버스 플랫폼 오비스는 줌, 구글미트와 다르게 가상공간에서 자신의 아바타를 클릭 한번에 원하는 곳으로 이동시켜 실시간으로 소통할 수 있습니다. 또한, 구글/MS 캘린더 연동을 통해 팀원들의 스케줄 상태를 시각적으로 확인할 수 있기 때문에 오프라인에서처럼 서로의 업무 상황을 파악하며 효율적으로 협업할 수 있습니다.
③ 커뮤니케이션 생산성
수평적이고 업무 의존도가 높기 때문에 커뮤니케이션은 활발하지만 오히려 미팅 시간 관리가 어려운 경우가 많습니다. 구성원들의 다양한 의견을 수렴하는 과정에서 하나의 의사결정을 내리는데 비생산적인 요소들이 작용하기 때문입니다. 그래서 미팅 아젠다를 더욱 명확히 가져가면서 철저한 시간 관리를 할 수 있도록 돕는 협업 도구가 필요합니다.
59mins
미팅 시간이 지나치게 지체되지 않도록 사전에 팀원들에게 준비된 아젠다를 공유하고, 아젠다별 목표 시간을 설정해 생산적인 미팅이 가능하도록 돕는 서비스입니다. 회의 시간이 다 되었을 경우 종료를 안내하는 알림이 뜨기 때문에 논의가 길어지더라도 미팅을 마무리하기 위해 정리하거나 혹은, 다음 미팅을 잡도록 관리할 수 있습니다.
밍글(Mingle)
회의록으로 노션을 사용 중이시라면 기존 회의록 템플릿에 실시간 미팅 시간과 아젠다별 필요한 액션을 간편하게 정리할 수 있습니다.
④ 커뮤니케이션 활성화
커뮤니케이션 활성화가 필요한 조직은 장기적인 관점에서 소속감과 유대감이 감소할 수 있기 때문에 업무 외적으로도 구성원을 알아갈 수 있는 시간을 대화 주제와 함께 제공해야 합니다. 그래서 메타버스 플랫폼, 화상회의 솔루션과 같이 편하지만 가볍게 소통할 수 있는 협업툴이 필요합니다.
마림바(marimba)
마림바는 실시간 온라인 화이트보드 협업툴로 온라인 팀빌딩에 유용한 도구들을 제공합니다. 그중 6x6 매트릭스는 6가지 질문이나 미션을 적은 질문지를 놓고 주사위를 던져서 나오는 질문에 답하면서 서로를 알아가는 프로그램인데요. 도구를 활용하면 대화의 시작 방법이나 주제를 고민하지 않고 동료와 자연스럽게 소통할 수 있습니다.
물론 4가지 커뮤니케이션 아젠다를 모두 업무 환경의 세팅으로 해결할 순 없습니다. 협업도구 추천에 이어 비대면 사내 행사 진행 및 원격 소통 규칙 수립과 같은 원격근무 문화 개선을 통해 더욱 지속가능한 원격 커뮤니케이션을 이뤄갈 수 있습니다.
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