fbpx

ロゴの名前

Blog

라이브 데모
무료체험 신청

오비스 인사이트

스마트워크 회사를 위한
재택근무 인프라 구축 3단계

스마트워크 회사를 위한
재택근무 인프라 구축 3단계

이미 일하는 방식의 혁신은 시작되었습니다. '스마트워크' 시행, 어디부터 준비해야하나 고민하고 계시나요?
이 글에서는 재택근무 인프라 구축 순서 3단계와 도입 팁을 자세히 안내해 드리려고 합니다.

Key point

• 1단계 - 스마트워크 인프라 구축하기

• 2단계 - 스마트워크 원격근무 규칙 설정

• 3단계 - 스마트워크 교육

• TIP - 정부 재택근무 활성화 지원 정책 활용

2~3년 전, 코로나19가 유행하면서 사회적 거리두기를 위해 많은 기업들이 재택근무 및 원격근무를 지원하기 시작했습니다. 하지만 이 코로나19가 잠잠해지는 것 같다가도 또 재확산되고 유행을 타는 것이 반복되면서, 이제는 상당수의 기업에서 감염병의 여부와 관계없이 재택근무 및 원격근무를 일상적인 근무 형태로 자리잡을 수 있도록 준비를 하고 있는 추세인데요. 이는 이러한 감염병 시대에 실제로 사람들 간에 거리를 두는 것이 안전하기 때문이지만, 그보다는 이제 많은 직원들이 재택 및 원격근무에 익숙해져 이를 더욱 편하게 느끼게 된 것이 큰 이유겠습니다.

하지만 여전히 재택근무나 원격근무 문화가 일시적일 것이라 보는 기업도 많고, 재택근무 도입 비용이나 결과에 대한 리스크가 부담되어 아직 사무실 출근을 기본으로 하고 있는 기업들도 많습니다. 하지만 겁이 난다고 해서 무작정 시류에 뒤처지거나 받아들이지 않는 것은 또 기업 복지나 인력 개발 차원에서 후퇴하는 길이기에 막막할 것이고요.

지금도 이러한 고민을 하는 기업들을 위해 구체적이고 상세하게 원격근무를 위한 인프라 구축, 과연 도입을 어떻게 해야 하는지 A부터 Z까지 알아보도록 하겠습니다.

스마트워크 원격근무 재택근무 인프라구축 협업툴 팀워크

원격근무 인프라 구축 순서와 도입 팁 A to Z

Step 1. 인프라를 구축하기

세상엔 다양한 직무, 직종들이 있어 모두 조금씩 다르겠지만 대부분 직원들이 사무실에 출근하여 일을 해야 하는 이유는 크게 ‘동료와의 상호작용’, ‘사내 인트라망 서버 접속’, ‘근무 환경에서의 집중도 높은 업무 활동’, ‘다양한 사무실 복지 및 인프라 활용’ 등이 있습니다. 같은 공부도 집에서 하는 것보다 도서관이나 카페에서 하는 것이 더 잘 된다고 하듯, 업무 역시 일을 할 만한 환경이어야 잘 된다는 의미지요.

① 노트북, 사내망 접속

원격 및 재택근무를 원활하게 하기 위해서는 어디서든 직원들이 업무를 할 수 있도록 업무 환경과 인프라 구축이 필수적인데요. 가장 기본적으로 모든 직원들의 집에 업무를 위한 PC나 노트북이 구비되어 있지 않을 수도 있으므로 사전에 체크를 하여 적당한 사양의 노트북을 제공하고, 각 기업의 전자결재 시스템이나 사내 서버에 접근할 수 있도록 IP를 할당해 두어 허용해 두어야 하겠습니다.

② 보안은 철저하게

사실 사무실에서만 접근이 가능하도록 해 둔 서버들은 보안상의 이슈로 VPN을 폐쇄적으로 해 둔 경우가 많습니다. 이 경우 재택근무나 원격근무를 하는 직원들에게도 접근이 되도록 허용한다면 보안 문제가 발생할 수 있겠지요. 실제로 IT 계열에서 근무하는 관리자의 61%는 “재택근무 보안이 어렵다”고 생각하고 있고요.

이를 위해 원격근무를 안전하게 하기 위해서는 이 업무환경에 접속하는 기기와 사용자가 안전한지, 원격 접속 프로토콜이 안전한지, 외부 접근을 허용하는 어플리케이션이 정상적인지, 접속한 사용자의 행위가 권한 내에서 정상적으로 진행되고 있는지, 데이터가 외부로 유출되거나 정책에 없는 암호화가 진행되고 있는지 등을 점검해야 합니다.

③ 상황에 맞는 협업툴 선정하기

- 얼굴 보고 미팅하려면 : zoom, 구글미트
- 화면만 공유하고, 오디오로만 미팅하려면 : 슬랙허들
- 서로 현재 무슨 업무를 하는지 확인하려면 : 지라, 슬랙
- 파일 함께 올려 공유하고 문서도 함께 수정하려면 : 구글드라이브
- 팀끼리 일정을 공유하려면 : 구글캘린더
- 위 모든 기능을 하나의 플랫폼에서 이용하려면 : 오비스(oVice)

사무실에서 동료 직원들을 대면으로 만날 수 없으니 의사소통 및 협업의 중요성이 더욱 높아지게 됩니다. 이럴 때엔 각 상황에 맞는 비즈니스 협업툴을 선정하여 활용하는 것이 좋겠지요. 하지만 2020년 기준 중소벤처기업부의 비대면 서비스 바우처 지원사업을 위한 공급기업 선정 내용에 따르면 국내 비즈니스 협업툴의 종류는 175개나 되고, 해외 서비스까지 합치면 그 수가 어마어마합니다.

그렇기에 어떤 협업툴을 선정해야 할지 고려할 부분이 많지요. SaaS(클라우드형), 구축형 중 어떤 것이 우리 회사 업무와 더 잘 맞을지도 고려해야 하고, 대규모 사용자가 함께 쓰는지 소규모 사용자를 위한 것인지에 따라서도 달라집니다.

스마트워크 원격근무 재택근무 인프라구축 협업툴 팀워크

Step2. 재택 근무 규칙 설정

요즘은 근로 계약서 작성 시 자율출근제, 선택적 근로시간제 등 근무 시간에 따라서도 내용이 달라집니다. 이제 출퇴근 시간 개념이라는 것이 모호한 재택근무 및 원격근무를 하게 되면 규칙도 따로 설정해야겠지요.

출퇴근의 기준을 무엇으로 잡을 것인가, 근태 관리에 대한 규정은 어떻게 잡을 것인가 등 구체화 해야 할 규정들이 많습니다. 아래 체크리스트를 확인해 보시고, 우리 회사에 맞는 재택 근무 규칙은 어떻게 정해두어야 할지 점검해 보세요.

① 근무 시간 (예시)

- 회사는 근로시간의 전부 또는 일부를 자택 등에서 근로를 희망하는 근로자에 대하여 재택근무를 실시할 수 있다.

- 재택근무자의 근로시간은 1일 8시간을 근로한 것으로 본다. 다만 수행업무에 따라 근로시간을 별도로 정할 수 있으며, 근로자대표와 서면 합의로 근로시간을 정한 경우에는 이에 따른다.

- 재택근무자가 연장, 야간, 휴일근로를 하고자 하는 경우에는 사전에 부서장의 승인을 받아야 하며, 이때에는 통상임금의 50%를 가산하여 지급한다.

- 회사는 업무회의, 업무지시, 업무수행평가, 교육, 행사 등의 사유로 인하여 회사 출근이 필요한 경우에는 사전에 재택근무자에게 이를 알려야 하며, 재택근무자는 월 정기 출근일이 정해져 있는 경우 이를 준수하여야 한다.

② 재택근무 복무 규칙 (예시)

- 재택근무자는 출·퇴근시간 등 복무 사항을 준수하여야 하며, 승인권자는 필요한 경우 유선 등을 통해 근무상황을 확인할 수 있다.

- 재택근무자는 업무수행 중 개인적인 사정을 이유로 임의로 근무장소를 이탈할 수 없으며, 자택 또는 신청한 근무지 이외의 장소에서 근무가 필요한 경우에는 사전에 승인권자의 승인을 받아야 한다. 다만, 관리자의 사전승인을 얻는 것이 곤란한 경우에는 근무지 변경 후 즉시 관리자에게 보고하여야 한다.

- 재택근무자는 재택근무 수행 중 긴급상황 발생 시 승인권자에게 이를 즉시 보고하고 적절한 지시를 받아 대처하여야 한다.

- 재택근무자는 업무 계획 및 실적을 전자적인 방법으로 주 ○회 이상 승인권자에게 보고하여야 한다.

*중앙경제 '재택근무 규정 예시' 자료 참고 (https://www.elabor.co.kr/report/index.asp?inx=1&pType=view&idx=85102)

이 외에도 재택 비용 처리에 대한 규정, 업무 관리 방안 규정 구체화, 혹은 직원들 근태 관리에 대한 규정까지 폭넓게 고려할 것들이 많습니다. 각 회사의 분위기와 기존 규정에 맞게 재택근무 및 원격근무에 대한 규칙을 세로 세워야 합니다.

Step3. 재택/원격 근무 교육

세상은 빠르게 변하고, 사람들은 모든 기술에 발맞춰 나아가기 어렵죠. 원격으로도 원활한 업무가 진행될 수 있게 하려면 직원들을 대상으로 한 협업 툴을 활용하는 법이나 협업 방안, 화상회의를 효율적으로 하는 방법 등에 관한 교육도 필수적입니다.

① 비즈니스 협업툴 회사의 교육 활용하기

다양한 비즈니스 협업툴 회사에서 온라인 라이브 형식의 교육을 주기적으로 진행하고 있으니 이를 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 대표적으로 협업툴 <플로우>가 일주일에 한 번씩 온라인 라이브 교육을 진행하고 있습니다.

② 기업 자체 교육하기

외부 회사의 교육을 우리 회사 직원들에게 보여주는 것이 아닌, 기업에서 자체적으로 원격근무자 교육팀을 꾸려 진행하셔도 좋습니다. 또한 요즘은 기업 사내 교육 형식으로 외부 강사를 초청하여 원격근무에 대한 교육을 진행하는 기업들도 많으니, 외부 강사인력을 활용하여 직원들을 대상으로 교육을 진행하는 것도 또 하나의 방법이겠습니다.

또한 원격근무 관련 교육을 진행할 때에도 직급과 역할에 맞는 교육이 필요합니다.

① CEO, 대표 등 임원진 교육

임원진은 사실 재택근무, 원격근무에 가장 보수적 입장을 취할 수도 있습니다. 지금까지의 세상과는 다르게, 직원들이 사무실에 출근하지 않는 것이 혹시라도 매출을 떨어뜨리는 요인이 되지 않을까 가장 우려하는 입장이기도 하니까요. 따라서 임원진들을 대상으로는 재택근무 방식에 요구되는 새로운 리더십과 조직 문화, 업무 체계, 협업 기술, 인식개선 교육이 주로 진행됩니다.

② 중간관리자 교육

팀장, 과장 등 실무 관리자의 대부분은 재택근무로 인한 새로운 근무 환경이 어색하고 두려울 수 있습니다. 지금까지 오래도록 해온 방식과는 다른 업무 방식과 요령을 터득해야 하며, 변화를 따라잡을 수 없진 않나 하는 두려움이 있을 수도 있기 때문이죠. 따라서 낯선 기기, 소프트웨어 적응을 돕는 교육 뿐만 아니라 실무 직원들의 성과를 관리 하기 위한 교육들도 필요합니다. 재택근무자와 사무실 근무자가 섞여 있는 사무실 상황에서의 팀 의사소통 요령 등도 터득해야겠지요.

③ 실무진 직원 교육

근무환경이 변화되며 어색하고 혼란스러울 수도 있으며 실수가 많이 일어날 수도 있습니다. 직원들의 인식 개선과 자발적인 긍정적 행동을 이끌어내는 교육들이 필요합니다. 위에서 언급한 근무규정 소개 교육 및 의사소통, 팀 협업, 일과 생활관 경계 관리, IT기술 활용법 등에 대한 직원 교육을 효과적으로 활용해 보세요.

Tip. 정부 지원을 통해 도움 받기

마지막으로 Tip을 드리며 마칠까 합니다. 정부 역시 현재의 코로나 재확산 우려에 이제는 재택근무나 원격근무 확대가 더욱 필요하다는 입장인데요. 따라서 근무방식의 혁신을 통한 경쟁력을 확보하고, 일과 생활 균형에도 필요하다는 이유로 많은 기업의 재택근무 활성화를 유도하는 정책을 펼치고 있습니다. 프로그램 및 장비 직원 공급용 구입시 인프라 구축 비용으로 최대 2,000만원을 지원해 주는 정책입니다.

또한 재택근무가 지속됨에 따라 추가적으로 발생하는 사업주의 인사, 노무 관리 비용도 1인당 360만원까지 지속적으로 지원할 계획이라고 밝혔습니다. 특히 기업에서 재택근무 활용 시 현장의 애로사항을 신속하게 해결할 수 있도록 기업·근로자 대상 재택근무 1:1 직접 상담도 강화합니다. 위 내용은 고용부 일·생활 균형 홈페이지(www.worklife.kr)에 구축되어 운영되고 있으니 꼭 확인해 보세요.

재택근무 정부 지원, 어떤 것들이 있을까? 한눈에 보기!

- 직원 제공용 프로그램·장비 등 구입시 인프라 구축비용으로 최대 2000만원 지원

- 재택근무에 따라 추가적으로 발생하는 사업주의 인사·노무 관리비용 1인당 360만원까지 지속적으로 지원

- 재택근무 도입과 확산을 위해 12주간 사업장 맞춤형 컨설팅을 무료로 지원 (일상적 근로형태로 정착할 수 있도록 적합 직무 진단, 인사노무관리 체계 구축, IT 인프라 구축 활용방안, 정부 지원사업 참여 컨설팅)

- 재택근무 관련 지원제도를 긴밀하게 연계해 기업의 재택근무 도입을 유도 (유연근무제 간접노무비, 인프라 지원사업, 일터혁신 컨설팅, 근무혁신 인센티브제, 비대면 서비스 바우처)

- 기업에서 재택근무 활용 시 현장의 애로사항을 신속하게 해결할 수 있도록 기업·근로자 대상 재택근무 1:1 직접 상담 강화

*대한민국 정책브리핑, '손영래 중앙사고수습본부 사회전략반장' 정례 브리핑 참고

많은 기업들이 원격근무 및 재택근무를 적용하겠다고 매일같이 뉴스에 나오지만 한편 아직도 사무실 출근이 기본값인 기업들이 많고, 걱정인 기업들도 많습니다. 또 원격근무를 시행하고는 있지만, 여전히 이것이 업무에의 비효율로 이어질까 리스크로 여기는 기업들도 많고요. 아직 원격근무, 재택근무 인프라 구축을 위한 여러 상황들에 고민이 많으셨던 기업들도 이제는 시대의 흐름에 발 맞추어 직원들에게 유연한 근무 환경을 제공하면서도 동시에 리스크를 감수하지 않는, 더 큰 효율의 시대가 오길 바랍니다.

목록으로 돌아가기