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온라인 화상회의,
성공적으로 준비하고 진행하기

온라인 화상회의,
성공적으로 준비하고 진행하기

대면 회의와 명백히 다른 '온라인 회상회의', 어떤 차이점이 있을까요?
이번 글에서는 비대면 미팅을 준비하는 과정 및 진행 방법에 대해 알아보겠습니다. ​

Key point

• 화상회의 준비를 위한 솔루션 안내

• 화상회의 매니징을 위한 리더의 역할 - 사전소통 / 화상회의 솔루션 활용 / 짧고 명확한 회의시간

회의 문화의 변화, 보편화된 화상 회의

최근 코로나19 펜데믹 이후 원격근무 및 재택근무, 화상회의의 빈도가 높아진 가운데, 거리두기가 점차 해제되며 엔데믹(Endemic, 풍토병: 특정 지역에 사는 주민들에서 지속적으로 발생하는 질병) 시대로 들어왔음에도 기업들은 재택근무나 화상회의를 지속적으로 선택하고 있는 것으로 나타났습니다.

2021년 1분기 보스톤 컨설팅 그룹(Boston Consulting Group)에서 발표한 ‘코로나19 중 화상 커뮤니케이션의 영향(Report: The Impact of Video Communications During COVID-19)’에 따르면, 기업의 80%가 팬데믹 이후에도 화상회의 솔루션을 활용할 것이라는 응답이 나타났는데요. 이것은 원격근무, 재택근무 및 화상회의가 일시적인 변화가 아닌 앞으로의 근무 환경을 본질적으로 바꿀 것이라고 해석할 수 있습니다. 이렇듯 점차 업무환경에서 필수적이 되고 있는 화상회의를 어떻게 하면 '잘' 할 수 있을까요? 이제부터 차근히 알아보도록 하겠습니다.

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화상회의를 위한 준비, 무엇이 필요할까?

회의를 잘하기 위해서는 무엇이 필요할까요? 기존의 방식대로라면 좋은 회의공간과 잘 만들어진 회의자료를 출력해야 하겠지만, 화상회의를 활용하게 되며 공간의 대여할 필요도 회의자료를 출력하기 위해 A4 수십장을 낭비할 필요도 사라졌습니다. 다만, 좋은 화상회의 솔루션은 반드시 있어야하죠. 대표적으로 ‘Zoom’이나 구글의 ‘Hangout’, 마이크로소프트의 ‘Teams’같은 솔루션 말입니다.

좋은 화상회의 솔루션에는 어떤 것이 필요할까요? 다양한 화상회의 솔루션이 있는 가운데, 서로의 얼굴을 보고 대화할 수 있는 기능만을 가진 솔루션부터 사용자 간 그림을 직접 그려 보다 확실하게 의사를 표현할 수 있는 ‘전자칠판’ 기능, 자료 및 화면을 공유하는 ‘자료공유’ 기능, 발표자 외에도 의사를 표현하고 공유하는 ‘채팅’ 기능, 감정 및 상황에 적합한 표현을 할 수 있는 ‘이모티콘’ 기능 등 다양한 기능을 갖추고 있는 솔루션도 있습니다.

기업은 이러한 화상회의 솔루션 중 현재 기업 상황에 적합한 솔루션을 선택하고 우선적으로 매뉴얼을 만들어 교육해야 합니다. 화상회의 솔루션은 기존의 발표자와 청취자로 이루어진 1:n방식의 회의 문화를 바꾸어 서로 n:n으로 다양하게 커뮤니케이션하며, 말로 설명하기 어려운 것을 공유하게 만들었습니다. 그만큼 기능을 잘 활용하고 시스템에 능숙하지 못하면 화상회의를 잘 이끌어 갈 수 없다는 뜻이 되기도 하죠. 기업에서 미리 준비한 사용 매뉴얼과 교육 프로그램은 기존 회의 방식에 익숙한 전문인력을 즉시 화상회의에 투입할 수 있도록 변화시켜 기존보다 높은 효율을 갖게 할 것입니다.

돋보이는 화상회의 리더가 갖춰야할 Know-how 3가지

매뉴얼을 모두 갖추고 교육 프로그램을 이수한 뒤, 회의 참여자는 효율적인 화상회의를 위해 어떤 노력이 필요할까요? 보다 효율적이고 돋보이는 회의리더가 되기 위해 갖춰야할 노하우 3가지를 공유해보고자 합니다.

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첫번째, 캘린더와 다양한 커뮤니케이션 수단을 통해 화상회의 참여자들과 사전 소통하기

화상회의가 아니더라도 회의 참여자 간의 사전 소통은 매우 중요합니다. 일정 조정에서부터, 회의의 주제를 공유하는 등 다양한 사전 소통은 회의를 보다 효율적으로 만들고, 좋은 결과에 빠르게 도달할 수 있게 하기 때문이죠.

과거에는 각 회의 참여자에게 메일을 통해 회의 주제 및 자료를 전달하고 피드백을 받으며 회의 준비에 정체되는 사례가 많았지만, 이제는 그렇지 않습니다. 화상회의와 연계되어 있는 고도화된 커뮤니케이션 솔루션이 ‘단체 채팅’, ‘알람’, ‘자료 공유’ 등의 기능을 제공하며 화상회의 참여자들간 사전 소통을 쉽게 만들었기 때문이죠. 소통의 거리가 가까운 만큼 회의 참여자들은 회의 주제에 맞는 결과를 보다 빠르고 정확하게 낼 수 있으니, 반드시 회의 전 참여자들과 정확하게 소통해야겠습니다.

두번째, 화상회의 솔루션의 다양한 기능 활용하기

단순히 각자 다른 자리에서 얼굴만 보고 말한다면 화상회의를 잘 활용하는 것은 아니겠죠. 화상회의의 진정한 장점은 솔루션에 탑재된 다양한 기능을 활용하는데 있습니다.

앞서 나온 ‘자료 다운로드’, ‘화면 공유’, ‘전자칠판’, ‘채팅’ 기능을 통해 동일한 화면을 함께 보고, 참여자의 다양한 의견을 실시간으로 나눌 뿐 아니라 ‘실시간 협업’ 기능 등을 활용하게 합니다. 따라서 회의가 끝나고 그 결과를 내용에 반영하는 것이 아니라 실시간으로 함께 작업할 수도 있습니다. 이 과정에서 작업 진행 과정까지 공유할 수 있어 어려운 작업도 보다 효율적으로 공유할 수 있을 것입니다. 또한, 화상회의가 보편적으로 사용됨에 따라 지금도 새롭고 강력한 업무 기능들이 계속 나타나고 있으니, 기업은 지속적 업데이트 사항을 확인하여 활용을 노력해야 할 필요가 있습니다.

세번째, 회의시간은 짧고 회의내용은 명확하게

최근 화상회의가 짧은 기간에 보편화되면서 ‘화상회의 증후군’이라는 신조어가 등장하기도 했습니다. 갑작스럽게 많아진 화상회의가 새로운 스트레스로 작용하는 만큼 회의 시간을 분배해야 할 필요가 생겼습니다. 집중력은 계속 짧아지기 때문에 긴 시간을 회의한다고 하여 좋은 결과가 항상 나오지는 않는데요. 경우에 따라서 미리 필요할 회의 시간을 정해두고 진행하게 된다면 약간의 시간에 대한 압박감이 생겨 오히려 보다 좋은 결과를 도출할 수도 있을 것입니다.

이러한 스트레스를 줄이기 위해 메타버스 플랫폼을 기반으로 한 업무 솔루션을 활용하기도 합니다. 짧은 회의는 메타버스 오피스 내 공간에서 별도의 화상회의 솔루션을 활용하거나, 회의를 잡을 필요없이 커뮤니케이션을 진행할 수 있어 스트레스를 줄일 수 있습니다.

마지막으로, 정말 회의에 참여해야 하는 사람 중심으로 회의를 진행하여 회의 내용을 명확하게 해야 할 필요가 있습니다.

회의 내용에 대하여 잘 모르거나, 관련도가 낮은 사람이 회의에 참석하여 논점을 흐리게 되면 되면 회의 시간만이 길어질 뿐 아니라 좋은 결과로 연결될 수도 없을 것입니다. 이러한 비효율적인 요소를 과감히 배제해야 효과적인 회의를 진행할 수 있으며 좋은 회의 결과를 도출할 수 있을 것입니다.

마치며

앞으로 재택근무의 보편화로 인해 더 많은 사람들이 다양한 관계와 주제를 가지고 화상회의를 통해 다양한 의견을 주고받게 될 텐데요. 화상회의가 가지는 장점을 최대한 살리고 효율적인 회의를 하기 위해 준비가 되셨나요? 마지막으로, 화상회의도 오프라인의 회의처럼 사람과 사람의 만남인 만큼 상대방을 예의 있는 말투와 밝은 모습으로 맞이해보세요. 기대하고 있는 좋은 결과를 훨씬 더 효율적으로 얻게 될 것 입니다.

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