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コロナ禍での初の大規模イベントを「oVice宴会」で開催。部署を超えたコミュニケーションに多くの参加者が満足

新型コロナウイルスの拡大により流行した「オンライン飲み会」。一度はモニターの前で食事をしたことがある人も多いと思いますが、中には気まずい経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。気のおけない間柄ならまだしも、職場でのオンライン飲み会は仕事の延長になりがち。避ける人がいても不思議ではありません。

そんな課題の解決のために、リコーが活用したのが事前に参加者へ料理が届き、あたかも皆が同じ場所で一緒に料理を楽しんでいる感覚を味わえる宴会サービス「oVice宴会」。「好きな人と自由に話せる経験」に参加者の多くが満足し、部署を超えたコミュニケーションも活発に行われたといいます。

「慣れないオンラインの宴会に不安を感じている社員もいますが、参加者たちの満足度を見れば次回以降参加してくれる方も増えていくと思います」

そう語るのは宴会の幹事を担当した石塚さん。今回はoVice宴会を申し込むまでの経緯と当日の様子についてお話を聞きました。

利用企業名:株式会社リコー(公式サイト:https://www.ricoh.co.jp/
取材対象者:石塚さん
利用人数:約300名
企業概要:リコーグループは、お客様のデジタル変革を支援し、そのビジネスを成功に導くデジタルサービス、印刷および画像ソリューションなどを世界約200の国と地域で提供しています(2021年3月期グループ連結売上高1兆6,820億円)。imagine. change. 創業以来85年以上にわたり、お客様の“はたらく”に寄り添ってきたリコーグループは、これからもリーディングカンパニーとして、“はたらく”の未来を想像し、ワークプレイスの変革を通じて、人々の生活の質の向上、さらには持続可能な社会の実現に貢献してまいります。詳しい情報は、こちらをご覧ください。※この内容は発表時のものです。

社内コミュニケーションが激減したコロナ禍。部署を超えた関係作りのためにイベントを企画

ーまずはoVice宴会を利用しようと思ったきっかけを聞かせてください。

私たちはもともと今年の4月から業務でoViceを利用していたので、oVice宴会のことも知っていました。利用しようと思ったきっかけは、7月に開催された「oViceサミット」です。参加してみると予想以上に楽しく衝撃的な体験でした。ちょうど私たちが運営する「RICOH BUSINESS INNOVATION LOUNGE Tokyo」(以下 RICOH BIL Tokyo)が10月で3周年を迎えるため、設立3周年イベントで是非参加者の方にも体験してもらいたいと思ったのがきっかけです。緊急事態宣言が発令されてからは、社内のコミュニケーションもまばらになっていたため、会ったことのない人とも話せる機会を作れればとも思ったのです。

特に、私達が運営するRICOH BIL Tokyoは、新しい技術とそれによる新しい働き方を体験することを通じ、DXに向けた「共創」を推進する場。営業部門や開発部門など、部署を超えたコミュニケーションを活性化し、このMETAVERSE上での体験を通じて新しいビジネスの種を生み出すことも目的の一つでした。

▲3周年を記念して開催されたイベントの様子

ー緊急事態宣言中は、仕事以外で社内のコミュニケーションをすることはなかったのでしょうか。

一度だけ部署でオンライン飲み会をしたのですが、どうしても内容が仕事の延長になってしまうため「わざわざ飲み会にすることはないね」と二度目はありませんでした。どうしても部署のみんなで共通の話題を探すとなると、仕事の話になりがちで。

そのため、歓送迎会なども満足に開けていない状態だったので、みんなで集まれる3周年パーティは私達も楽しみだったのです。

一番の苦労は集客。初の「バーチャル宴会」の参加者を集めた方法とは

ーイベントの準備の様子について教えて下さい。

イベントの準備では、参加者を集めるのに苦労しましたね。今回は部署を超えてコミュニケーションしてもらうのが目的だったので、多くの部署にお声がけしたのですが「バーチャル宴会」と言ってもなかなかイメージが湧きにくいようでした。

「本当に楽しいの?」と不安に思っている方もいたので、イベントの楽しさを感じてもらえる努力は惜しみませんでした。送料込みで食事も届きますし、テレビでおなじみの「格付けゲーム」もあるなど、当日のコンテンツなどをアピールすることで少しずつ参加者が増えていきましたね。

次回イベントをする時は、今回のイベントの様子などを紹介して、宴会の雰囲気をリアルに感じてもらえるようにしたいと思っています。

100名以上が参加し、部署を超えたコミュニケーションに盛り上がる

ー当日の様子はいかがでしたか?

イベントは2部制にしていて、1部は1時間のセミナー、2部が2時間の宴会という構成でした。1部のセミナーだけ参加する方もいましたが、それでも100名以上の方が宴会に参加してくれました。

参加グループごとに席次を組んでいたので、最初は各テーブルで固まって話していましたが、途中のゲームをきっかけに徐々に他の部署とも交流するようになり、私達が目指していたコミュニケーションが生まれていましたね。イベントが終わっても残って話してしている社員も多かったので、企画した私たちとしては大満足の結果です。

▲2部の宴会では各テーブルに分かれて交流

ーイベントを盛り上げるために工夫したことがあれば教えて下さい。

みんながスムーズに宴会を楽しめるよう、操作説明の資料や動画を作るなど、手厚くサポートしました。RICOH BIL Tokyoでは、施設運営のDX化として8月2日からoViceを活用した運営を開始していたとは言え、普段業務で使っているのは一部の部署のみ。多くの社員が初めてoViceに触れるので、イベント当日、参加者の方が迷わず参加できるよう導線やサポートスタッフの配置、FAQなど念入りにシミュレーションしました。

また、他部署の方ともコミュニケーションしてもらうために、名前の前に「部署名+フルネーム」を付けてもらいました。部署がわかるだけでも話のネタになるので、話したことのない方とも話しやすかったようです。

ー家に届いた食事についてはいかがでしたでしょうか?

食事はとても満足しました。美味しいのはもちろん、「格付けチェックボックス」にはみんな盛り上がってくれましたね。また利用したいと思っているので、「格付けチェックボックス」のメニューやランクを増やしてくれると嬉しいです。

▲格付けチェックを楽しんでいる様子。

ー今後もoVice宴会の利用を検討していれば聞かせてください。

忘年会や新年会、イベントでも同じように活用しようと考えています。今回参加しなかった方も、実際のイベントの様子や参加者の声を聞くことで参加したくなるのではないでしょうか。イベントを重ねることで、参加人数も増えていくと嬉しいですね。

加えて、これまで私たちの部門だけで使っていたoViceですが、今回の宴会を機に「使ってみたい」という声を多くいただいたので、手を挙げた方が部門の壁を越えて利用できるフロアを増築しました。リモートワークによりコミュニケーション不足の課題が顕在化した中で偶発性や一体感を生む場として活用できればと思っています。

ー最後に、どんな会社にならoViceを勧めたいと思いますか?

例えば私たちのグループにも営業会社があるのですが、優秀な人を集めてアワードなどを開催している会社にはお勧めしたいです。oViceなら拍手を送るなどの機能もあるため、受賞した方を称賛しやすいので。

また、全国に支社があるような会社にもおすすめですね。緊急事態宣言もあけて、リアルに宴会を開く会社も増えると思いますが、全国から集まるのは大変です。私達の360°カメラなどを使って、リアルとウェブのハイブリッドで宴会を活用すれば、離れた場所からも参加できて一体感を得られると思います。


oViceが提供する「oVice宴会」は、ワンランク上のバーチャル宴会です。盛り上がるゲームや、ご予算・ジャンルから選べるお食事を提供しています。

詳しくはoVice宴会ホームページをご覧ください。