oViceでイベント開催！必要な準備と活用アイデア【oVice利用ガイド】

「oVice」は、テレワークやハイブリッドワークでも、リアルオフィスのように一緒にいる感覚で話しかけられるバーチャル空間です。【oVice利用ガイド】では、これから使ってみたい方や特徴を知りたい方向けに、操作方法や活用事例などを紹介しています。

今回は、oViceで開催できるイベントの種類や事前準備、当日の運用について解説します。なお、oViceはいつでも入れるデモスペースがあり、平日10時～16時まではスタッフがおりますので、ぜひお気軽にお声がけください。

▼oViceの基本機能については、以下の記事をご覧ください。
oViceにログイン出社したら、まずやってみよう！【oVice利用ガイド】

　

内定式から顧客招待型まで！工夫次第で利用シーンが広がる

oViceでは、仮想空間上にオンラインイベント用のスペースを作ることで、参加者は自宅や好きな場所からイベントに出席できます。また、スペースの背景や会場レイアウトを自由に設計できるため、イベントに相応しい会場で迎え入れることが可能です。このため、ジャンル問わず幅広いイベントに活用できます。

【社内編】

企業が年間を通して開催するイベントの多くは、oViceで実現できます。仮想会場では、収容人数が収まる会場の確保や機材の準備、後片付けなどの作業も発生せず、運営を効率化できるでしょう。また、アバターで参加することで参加者同士が気軽に話したり、リアクションで盛り上げたりでき、会場全体で一体感が生まれます。

▼社内イベント例

• 内定式
• 入社式
• 研修
• 新年会
• 忘年会
• 発表会

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oViceイベント事例5選

【社外編】

oViceスペースへは、社内メンバーだけでなく社外の人もログインできます。誰でも自由に入退場できる「パブリックスペース」や、ログイン認証をかけて入場を制限する「プライべートスペース」があり、イベントの趣旨に合わせて選べます。

自社のブランディングを活かしたスペースで歓迎すれば、企業イメージの向上やファン化が期待できるでしょう。ゲーム感覚の操作やアバターを通じたコミュニケーションで、来場者同士の交流が深まるメリットもあります。

▼社外イベント例

• 展示会
• セミナー
• ユーザー会
• 株主総会
• 会社説明会
• 懇親会
• 採用イベント

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開催準備から当日進行までのオペレーション

イベント開催に向け、運営側がやるべきことを解説します。

イベント用の新規スペースを設定する

初めに、会場となるスペースに名前を付けます。「〇〇会場」など、イベント開催場所とわかるような名前をつけると、迷わずログインしやすくなります。

【手順】

管理画面の「スペース」ページにアクセスし、「スペース名」を編集します。また、スペースに任意のロゴも設定可能です。「Upload Logo」から画像ファイル*をアップロードすると反映できます。（※横幅68px、縦幅35px以内）

さらに、スペースの種類を「パブリックスペース」か「プライベートスペース」から選び、必要に応じてログインできるユーザーを制限します。

パブリックスペース：
スペースのURLを知っている全ユーザーがアクセス可能、ログイン時は名前入力のみ

プライベートスペース：
入室可否を管理側でコントロール可能、ログイン時は管理側の許可必須にしたり、ホワイトリストで制限ができる

スペース画像の設定

次に、スペースの背景画像を設定します。レイアウトデザインはテンプレートから選ぶか、jpeg形式の画像をアップロードします。

【手順】

管理画面「スペース」＞レイアウトで、テンプレートの選択もしくはデザインをアップロードします。

固定オブジェクトを設置する

来場者が会場図やタイムテーブルをチェックできるような案内板や、待ち時間に楽しめる動画などのコンテンツを「固定オブジェクト」として会場に設置できます。

【手順】

管理画面「スペース」＞固定オブジェクトから設定できます。オブジェクトの種類を選び、細かいデザインを調整します。

オブジェクトの種類や細かい操作方法はこちらをご覧ください。

参加者へ案内を送る

oViceでは、アバターとしてイベント会場に入り、会場内を移動したり登壇を聞くことになるため、来場者に対し、ログインから基本操作までを事前に伝えておくとスムーズです。

また、リアクション方法も紹介すると、司会に合わせて拍手音を鳴らすなど、会場に一体感が生まれやすくなるでしょう。

oViceへの入場方法やアバターの操作方法など、各種ガイドを準備しています。ぜひご活用ください。

イベント中に使える便利な5つの機能

BGMを流す

イベント会場にBGMが欲しい、そんな時は、固定オブジェクトのYouTubeを使い、指定した範囲で音楽を流せます。

【手順】

固定オブジェクトでYouTubeを設置。その後、スペースでYouTubeに近づき、アイコンをクリックして線でつながり、流したい動画のURLをYouTube画面の下に入力します。

BGMのチェックボックスにチェックを入れ、再生ボタンをクリックした後で「退出」をクリックすると、BGMとして再生されます。

画面や動画を共有する

画面や動画を共有する際は、オブジェクトを立ち上げ、共有範囲を設定します。範囲内に来場者が入ると視聴が可能になります。

【手順】

画面を共有する際は、画面下部の「＋」マークを選択し、「画面共有」を選び、共有したい画面を選択します。動画の場合は「YouTube」を選択し、オブジェクトを立ち上げ後、URLバーにリンクを入力します。画面共有と同様に、共有範囲に入ると視聴が可能です。

なお、画面共有で動画の再生や音声の共有をしたい場合、「画面全体」を共有し、「システムの音声を共有」のチェックボックスにチェックを入れる必要があります。

全体へアナウンスする

「メガフォン」を使うと、イベント会場にいる全員に場内アナウンスができます。（会議室内は除く）メガフォンは、イベント開始を知らせるアナウンスや操作案内など全体への周知に便利です。

【手順】

画面共有と同様に、画面下部の「＋」マークでオブジェクトメニューを立ち上げ、「メガフォン」を選択します。オブジェクトが設置されると、設置した人の声はすべて全体アナウンスされるため、必要に応じてON/OFFを切り替えましょう。画面下部のメガフォンマークをクリックして操作が可能です。

参加者を確認する

イベント会場にログインしているユーザーを一覧で見たり、特定ユーザーを検索する際は「User List」が便利です。

【手順】

画面右上の人のアイコンをクリックすると、ユーザーリストが表示されます。リストのタブを切り替えることで、ステータスに絞り込んだ表示が可能です。また、検索窓でユーザー名を直接入力して探すこともできます。

レクリエーションで遊ぶ

oViceでは、懇親会などにぴったりのイベント用コンテンツがあります。たとえば、「格付けチェック」では、３種類の食材を入れたBOXをメンバーの自宅に届け、イベント中は格付けチェック専用の３択レイアウト上でアバターを移動させてゲームを楽しめます。

イベントで使えるコンテンツについては、こちらで詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

oViceのイベントで大成功！事例3選

oViceでイベントを開催した事例について、実際のレイアウトや効果を紹介します。

【キックオフ会】レッドカーペットでMVP表彰式！

トレンダーズ社では、半期に一度、全社員を対象にしたキックオフ会を開催していますが、会場をリアルからoViceへ移行しました。同社は、オリジナルデザインの3D背景を4種類準備し、シーンに合わせて切り替えるなどoViceならではの工夫を凝らしています。MVPの表彰ではライトアップされたレッドカーペットに受賞者のアバターが登場し、会場からは拍手が沸き起こるなど、想像を超える盛り上がりだったようです。

画像出典：トレンダーズ導入事例

【社外向け展示会】レイアウトの工夫で企業同士のマッチングを促進！

eiccon社では、経営層向けのオープンイノベーションカンファレンスをoViceで開催し、共創できる企業同士のマッチング率を向上させています。

会場では、スタッフが参加者に声をかけサポートしたり、Googleフォームへのリンクを施した看板を設置し、気になる企業を参加者が投稿できるようにしたりと、スペースを有効活用しました。アクションを起こしやすい環境作りが、企業同士のつながりを加速させた好例です。

画像出典：eiicon company導入事例

【採用イベント】社内の雰囲気をバーチャルで体感！

新たな採用活動のかたちとして、oViceの「採用メタバース」が話題になっています。オンラインで採用を進めることから遠方に住む人材にもアプローチでき、さらに、自社のブランディングを活かした仮想空間で内定式や入社式、入社後の研修などを実施することで、他社との差別化を図れるでしょう。入社間もない社員も、仮想オフィス上で職場の雰囲気を感じたり企業の一員であることを体感でき、エンゲージメント向上が期待できます。

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oViceは現在、1日あたり60,000人以上・約2,000社以上の企業様にご利用いただいているバーチャルオフィスツールです。

多くの企業が悩まされているビデオ会議や、テレワークの課題である「困った時すぐに気軽に相談したい」という悩みを、oViceの「バーチャル出社」で解決する企業が増えています。

＜oViceが選ばれている理由＞

✔オンラインなのにまるでリアルのような会話が実現可能
✔URLを発行しなくても気軽に話しかけられる
✔メンバー同士のコミュニケーションが一目瞭然に
✔業務リソースの再配分やメンバー同士のタイムリーなフォローが可能
✔Zoom, YouTubeなど外部サービスとリンク一つで連携可能

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