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導入時の工夫で心理的安全性の高いチーム作り

チームのコミュニケーションを高めるためにバーチャルオフィス導入を考えているものの、仲間がログインしたがらないのではないか、監視していると疑われるのではないかと、心配している方も多いのではないでしょうか。

oViceをバーチャルオフィスとして導入した初期はほとんどログインしてもらえず苦労したものの、FAQの整備やヒアリングなどさまざまな工夫により導入を成功させた、株式会社Wizにお話を聞きました!

  • 企業名:株式会社Wiz(公式ウェブサイト:https://012grp.co.jp/
  • 利用人数:50名
  • 企業概要:「ヒトと企業の課題をITで解決する」をミッションに新しい価値を創造し、国全体のDXに貢献することを使命としてさまざまな事業を展開している。

 

oViceレイアウト

▲レイアウトはてぺこさん作のものを使わせていただいています。クオリティの高いレイアウトに感謝!!

きっかけはやはりコミュニケーション不足。相談までの「ひと手間」がネック。

─oViceを利用するきっかけは何でしたか?

1年ほど前からフルリモートになり、コミュニケーション不足に陥っていると感じたことがきっかけです。簡単な相談をしようにも、「まずチャットで空いている時間を確認してからビデオ会議」という流れになってしまい、実オフィスだったらちょっと近寄って行って声をかけるだけで済む話がひと手間もふた手間もかかるようになってしまいました。

気軽な声がけができなくなり、そこから発生するちょっとしたコミュニケーションがなくなってしまったことに課題を感じていました。

─やはりコミュニケーションは大事なんですね

声や相手の雰囲気から、元気そう・調子が悪そうというのを感じ取って必要に応じてフォローできると考えているので、やはりコミュニケーションは大事だと感じています。

バーチャルオフィス導入!でも最初はみんな入ってくれなかった…

─そうした課題感から導入したバーチャルオフィスですが、初めは苦労したようですね。

そうなんです。「なにそれ!楽しそう!」と、食いついてくれる人たちもいたのですが、黙々と作業するのが好きな人達は食いついてくれなかったというのが正直なところです…

①まずはチャットで問題意識を共有

─順調なスタートとはいかなかったと思いますが、バーチャルオフィスでの勤務でどんな工夫をされましたか?

まず定期的にチャットでoViceのURLを共有したり、「トライアル期間なので自由に使ってみて意見ください!」といったように気軽に入れる雰囲気を作りました。

また、oViceを導入していない状態で、簡単なコミュニケーションを取るためにかかっている時間的なコストや、相手の状況を毎回チャットで確認するという面倒臭さをまとめて共有したりしました。

それとともに、バーチャルオフィスで勤務することで、誰が今どんな状態で何をしているのかが分かるメリットを共有しました。

②悩んでいる人に直接アプローチしFAQなどを整備!「心理的安全性」の高いチームに

─それでも入らない人は入らなそうですね(笑)

そうした人には直接アプローチし、バーチャルオフィスを使ってみて難しいと感じたことや悩みなどを聞くことにしました。

そのなかで、「恥ずかしくて誰に聞いたら良いか分からない」という人もいると思い、そうした人には「何か相談があったらいつでも声をかけてね!」と伝えて、いつでも声かけできる環境を作りました。

また、聞かれた質問や相談などはFAQとしてまとめて全体に共有。そうすることで、「相談したらきちんと回答してくれるし、意見をまとめてくれるんだ…!」という雰囲気づくりを行いました。

③さまざまなルールを整備し、拠点の枠を超えコミュニケーションを活性化

─ボトムアップで色々と工夫されていますね!

バーチャルオフィスで勤務することで、東京や福岡といった、拠点の枠を超えたコミュニケーションが簡単に実現するということをみんなに共有して勤務してもらっています。
また、以下のようなルールを設定してみました。

    1. 席はフリーアドレスにし、業務時間中はバーチャルオフィス上に出社する
    2. 会議室にいる時以外の時間はいつでも話しかけていい
    3. 話しかけられたら反応する
    4. 話かけた相手が反応しなくても文句は言わない(離席し忘れただけの可能性があるため)
    5. 自分の状態をわかるようにする

基本的に勤務中はみんなヘッドセットをして、話しかけられたら反応できるようにしています。取り込み中の場合は離席ボタンを押すなどして自分の状態をみんなに分かるようにしています。

「今どんな理由で離席しているのか」などは良くも悪くも明確にせず、性善説に基づいて勤務しています。監視という要素が強くなってしまい、みんなが勤務しづらくなってしまっては意味がありません。純粋にコミュニケーションを活性化させ、心理的安全性の高いチームを作るために活用しています。

oViceを導入してみての変化

─色々苦労されたようですが、導入後に何か実感された変化はありますか。

紆余曲折はありましたが、導入によって以下のようなことが感じられました!

    • 雑談が増えたや気軽な相談が増えた、イベントを同時視聴してワイワイできる
    • 社内勉強会をoViceで気軽に開催できるようになった
    • 他の人の状態(会議中なのか、離席中なのか、誰かと今会話中なのか)がわかるようになった
    • 会議室の予約が必要なくなったので、スケジュールの調整頻度が減った

雑談や気軽な相談が増えたことに関しては期待通りでしたが、スケジュールの調整頻度が減るなど、想定していた点以外のところでも解決できたきたしています。

スクリーンショット 加工済み

▲YouTubeを共有してセミナーを視聴している様子

今後はオンラインOJTなどでも活用を

─今後はどのように使っていきたいですか。

新入社員も入ってくる時期なので、オンラインOJTでも活用していきたいです。また、気軽に話しかけられるので、状態を把握しながら必要に応じてメンタルケアなども行っていきたいと思っています。

Wiz社エンジニアによるバーチャルオフィス体験記事
バーチャルオフィスという働き方(Wiz テックブログ)

 

◆oViceについて

oViceを体験してみたい方はデモ体験が可能です。

ご自身のバーチャル空間を持ってみたいという方は無料トライアルをお申込みください。