リモートワークでも気軽なコミュニケーション保ちたい…複数ツールを試し、oviceを導入

ーovice導入の経緯を教えてください。

田島：
2020年に新型コロナウイルスが流行り出して、全社でリモートワークへ移行しました。弊社のオフィスには、誰にでも気軽に相談や雑談をできる専用のスペースがあり、盛んに利用されていましたが、リモートワークだとそのような物理的な場所がなくなるので、コミュニケーションが薄れてしまうのでは、という懸念がありました。

そこで、リモートワークでもコミュニケーション量が落ちないよう、気軽に話せるようチームごとにボイスチャットツールを導入したり、オフィスにいる感覚を演出するために3D空間でアバターを動かすツールを使ってみたりと、さまざまな試行錯誤を続けてきました。

しかし、なかなか浸透が進まなかったり、PCにかなりの負担をかけてしまったり、さまざまな問題が起きてしまい…もっと「自然に」社員がそこにい続けられるようなツールを探すことに。

oviceを知り、声に指向性があって向いてる方向だけに声が聞こえたり、近くの人と気軽にグループを作ってミーティングができたりと、実際のオフィスにいるのと同様のコミュニケーションができると感じました。

社内でも非常に好評で、まずは開発室内で本格導入し、今は全社で使っています。

ー最初は開発室だけの利用だったのですね。そこから全社に導入が広がるまでの流れを教えてください。

向平：
開発室でサービスの開発を行っているほか、開発組織活性チームで開発室内のコミュニケーションの活性化やメンバーのモチベーション向上のための施策を行っている向平です。

oviceは、私が入社して1,2ヵ月ほどたったタイミングで導入されました。毎日oviceを使う中で、仕事のしやすさを感じていて、もっと多くの人に広めたいという気持ちになりました。

そこで私は、声のかけやすい同期からoviceに誘ってみるようになりました。具体的には「これを使うと他の人に質問しやすい」「雑談とかもオフィスの時みたいにできるよ」と伝えていたのですが、徐々にoviceを体験したことがある人が増え、特にポジティブな感想を持った人が頻繁にスペースに訪れるようになり、さらに自チームにoviceの良さを広めてくれています。

次第に「全社で使いたい」という声もあがるようになり、人事側との連携も始まりました。全社でoviceを使うことで、普段仕事で関わらない人と雑談をしたりランチに行ったり、コミュニケーションがとれるようになってきて、仕事が楽しくなってきました。

オンラインでの質問ハードルが下がったり、チーム外の意見をひろえるように

ーoviceを導入してよかったことはズバリ何ですか？

向平：
ovice導入前は業務上でわからないことが出てくるとチャットツールで質問していました。こうした時、自分がわかっていないことをテキストで具体的な質問に落とすのが難しかったのを覚えています。

テキストで伝わらない時はビデオ会議ツールを使って画面共有をしながら質問したりしていました。そうなると、会議設定をしたりリンクを発行したり、手間がかかるんですね。

oviceを導入してからは、何かわからないことがあった時に他の人に質問するハードルが一気に下がりました。今話しかけていいかが視覚的にわかり、「ちょっとここ見てもらいたいんですけど」とお願いしやすくなりました。

それと、弊社には毎日15分集まって、何気ない話をする「雑談タイム」というのがあります。そこでチーム外の先輩社員と話すこともできて、自分のチームの外に関わりが広がって仕事がしやすくなりました。

さらに、ovice上で開催されているミーティングは自由に聞きに行くことができるので、他のチームに顔を出したり、自分のチームの会話に他の人が来てくれたり、リモートワークなのに全社の交流が起こっています。

そのような場があることで、自分のチームの外の人の意見をひろえるようになったり、「ここが参考になるな」と自分のチームに取り入れることができます。oviceならではのオープンなコミュニケーションがあるからこそできていることだと思っています。

2022年は内定式にも活用。「同じ場にみんないる」から、会話が起こる

ー今年（2022年）は人事部門でも外部向けにoviceを活用してくださったとお聞きしました。

川口：
はい、バーチャル内定式を開催しました。

元々今年は内定式をオンラインで開催することが決まっていました。ビデオ会議ツールを使っての開催を最初考えていたのですが、どうしても「同じ場にみんながいる」という感覚を醸成できないと思いました。

ビデオ会議ツールのような内定者が集まって話者の話を聞く、という形式ではなく、他社員もいる場所で行うほうが、内定者が所属意識を持つきっかけになるのでは、と考えたのです。

全社でoviceを使っている状況に加えて、内定者の皆さんも、彼らに対する内定者との定期面談などでoviceを訪れたことがある状態でした。

oviceにはリアクション機能もあり、内定者同士や内定者と社員の懇親を深めるためにも、oviceを会場にすることが最適だと思い決めました。

内定式だけではなく、役職層との懇親会も準備しました。具体的には、会議室機能で代表と専務のそれぞれの部屋を作り、内定者をグループ分けして少人数で入室してもらい、直接言葉を交わす機会を設定しました。

ー内定式と懇親会をovice上で開催してみての感想をお聞かせください。

川口：
プログラム外で参加している内定者同士が、思い思いに会話している様子がみられましたし、懇親会の終了後oViceに残って話し込む人もいました。

アバターで会うことはやはり、オンラインのビデオ通話/オフラインと異なる親しみやすさがあったように感じました。

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ー内定式でこだわったポイントはありますか？

川口：
一つの節目として、あまり砕けすぎた雰囲気にはしたくなかったので、普段の業務スペースとつながった部分を会場にして、社内からの視線も感じてもらえれば、と思っていました。

ー心配だったことは何かありましたか。

川口：
当社では、内定者ごとに内容を変えたこだわりの内定証書を準備して、内定式でお渡ししています。この証書そのものをうまく見せられるよう、画面共有の練習をしていたのですが、うまくいきました。全体を通じて、トラブルなく進行できたのでよかったです。

ーそうだったのですね、快適に使っていただけたようで何よりです！他に内定者とのコミュニケーションでoviceが役立ったシーンがあれば、教えてください。

川口：
人事部のメンバーだけでなく、今いる社員とのコミュニケーションを起こしやすい点が気に入っています。

例えば、面談において「あの部門の話を聞いてみたい」ということがあれば、じゃあ（oviceの）あそこにいるから話しに行こう、と繋げることができる。リアルオフィスで当たり前にできていたことがリモートでもできるので、人事として非常に助かっています。

ーoviceの活用について、今後の展望を教えてください。

川口：
インターン選考を予定しているのですが、インターンの方にはovice上で稼働してもらうことを考えています。ovice上だと、社員と話しながら仕事ができる点がメリットだと思います。気軽に話せて、コミュニケーションハードルが低いツールなので、業務サポートが必要なインターンシップ運営とは相性がいいのではないでしょうか。

今年度の内定者の入社前研修にも使ってみるつもりです。

▼活用事例インタビューの内容の一部を、動画でもご紹介しています

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