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オンライン新卒研修にoViceを使うメリットとは ハイブリッドワークのなかで見つけた最適解

全社規模でoViceを利用している株式会社Works Human Intelligenceでは、2022年の新卒研修のオンライン会場にもoViceを起用。過去のオンライン研修では、なかなかコミュニケーションが活性されない課題感がありましたが、oViceを使うことでそれが解消できたとのこと。なぜ会話が促進されたのでしょうか?oViceを利用した研修での、新卒社員の皆さんの様子をお聞きしてきました。

利用企業名:株式会社Works Human Intelligence(公式サイト:https://www.works-hi.co.jp/
取材対象者:人事 Dept. Learning & Organization Development Grp. Onboarding Team Team Leader 石井さん
利用人数:80名
企業概要:大手法人向け統合人事システム「COMPANYⓇ」の開発・販売・コンサルティングサポート、HR関連サービスの提供を行う。

<活用のポイント>

  • 新入社員の研修をハイブリッド(在宅と出社と組み合わせる形)で実施
  • レイアウトは、4人チームが座れるデザインをオリジナルで作成。明るい雰囲気も演出
  • どこに座るか?バーチャルオフィスなら席決めからもコミュニケーションが生まれる
  • 雑談用のビデオ会議ツールにアクセスするのと異なり、リンククリックが不要。研修の感想を言い合ったり、課題について話したりなどのコミュニケーションが自然に生まれる

新卒メンバーとのコミュニケーションに“oVice”着想得て研修に応用

ー今回初めて新卒研修にoViceを利用されたとのことですが、経緯を教えてください。

弊社では、現場のさまざまな部門でoViceを利用しており、今ではoViceの「バーチャルオフィスビル」を使っています。オフィスとして利用しているoViceでは、メンバーが快適に過ごせるよう、作業集中時の「サイレントゾーン」を設けるなど運用ルールも工夫しています。

また当社では出社と在宅を組み合わせたハイブリッドワークの働き方を推進しています。

こうした中、新卒メンバーとのコミュニケーションで特にoViceが使われていました。新卒メンバーの出社タイミングで先輩がいない、ということもあります。そうなると、在宅勤務中でoViceにいる先輩社員に聞きに行こうとなりますよね。先輩社員も新卒をフォローするためにoViceに入りますので、そこでコミュニケーションが活性化されていたんです。

これまでのバーチャルオフィス利用で、質疑応答や相談といった細かなコミュニケーションとoViceの相性の良さは感じていました。そして、弊社の新卒研修は一方的なインプットではなく、相互コミュニケーションの機会が多くなっています。「コミュニケーションを盛んにとってもらう研修でもoViceを使えるかも?」と思いつき、今回の研修での導入に至りました。

ーなるほど。昨年(2021年)まではどういった形で研修をされてきたのですか?

2021年からオンラインでの研修を行ってきたのですが、そこではビデオ会議ツールとチャットツールを使っていました。

ただ、どんなに小さなコミュニケーションでも、ビデオ会議ツールを使う場合には発行したリンクをクリックするという手間がかかってしまいます。またチャットの場合は、テキストコミュニケーションの得意不得意で活用度合いに差がついてしまうという実態がありました。

その結果、こちらが意図しているような、新卒同士の雑談や先輩への相談といったコミュニケーションがなかなか生まれず、研修のやり方を変える必要性を感じていました。

▲Works Human Intelligenceのバーチャルオフィスの1フロア

どこに座るか?席決めからもコミュニケーションが生まれる、バーチャルオフィスでの研修

ーoViceを使った今年(2022年)の研修はどういった内容だったのでしょうか?

弊社は大手法人向けの統合人事システム「COMPANYⓇ」を開発し、販売、コンサルティングサポート等を担うことで、お客様の問題解決の支援をビジネスとしています。

よって新卒研修では「問題解決」をテーマに、どの職種でも配属後に必要となる「セルフランナー」として自ら考え抜くことを実践します。一つの課題に対して、自分で考えてアウトプットを出すというものです。

2019年までは出社をして同じ空間で研修を実施していたため、個々人が課題に取り組んでいても、全体として仲間がたくさんいる状態を設計できていたのですが、2020年以降、リモートワークも取り入れて研修を実施しているため、新卒社員をいかに孤立させないかが課題でした。

今回は、2022年4月入社の80名を対象としたもので、2022年4月1日から5月31日の2か月間かけて行いました。

週1~2日出社のハイブリット形式で実施し、出社時は対面コミュニケーションをとりつつ、在宅勤務時はoViceを活用して、自発的に話したいときに話せるようにしました。

課題自体は自ら考え抜くため、基本は自分で考える時間が長く、ある意味孤独な戦いです。新入社員の孤立感を払拭するため、1日2度のリフレッシュタイムを設けました。

また、リフレッシュタイム以外にも、新卒メンバー同士で自由にコミュニケーションをとってもらえるように、oViceの研修会場は常時開放していました。これから一緒に働く仲間として仲良くなってもらおうとの考えです。

▲oViceを起用した研修会場の全体図

ー研修を実施するうえで、一番工夫したポイントは何ですか?

工夫したのはレイアウトです。デザイン専門の人材はチームにいないのですが、oViceのサポートを受けて、プレゼンテーションソフトを利用して作成しました。

研修参加者が全員で80名だったので、4人×20チームが入るようテーブルを等間隔に並べました。

▲研修開催時、作業中の様子①

それと、少しでも明るい雰囲気になるよう私の好みではありますが、温泉や畳・海・桜のデザインを施しました。

その日につくテーブルは早いもの勝ちで決められるフリーアドレス式にしていたのですが、「今日は温泉のとことっておいたよ!」など、席決めでコミュニケーションが頻繁に起こっていました。

▲研修開催時、作業中の様子②

また、その日の業務を終えた人から絵文字の表示を変更してもらい、雑談が起こりやすい運用ルールも途中から定めました。

▲研修開催時、雑談中の様子。カメラオンにしたり、思い思いのメンバーと交流。
▲雑談可能な参加者が、絵文字を切り替えた状態

オンラインでも「自然なコミュニケーション」新卒メンバーが感じる負担を解消

ー今までの研修と比べて、何が一番の変化点でしたか?

自然なコミュニケーションが生まれた点です。去年までは、リフレッシュタイムがあまり活用されていませんでした。雑談用のビデオ会議ツールにアクセスするため、専用リンクをクリックするというワンステップがあり、それがハードルになっていたようでなかなか人が来なかったんです。また、雑談用のビデオ会議ツールも準備していましたが、それも一部の人の利用に留まっていました。

oViceだと、「人に話しかける」ということができます。スケジュールとは関係なく会話が生まれ、研修の感想を言い合ったり、課題について話したりなどのコミュニケーションが生まれていました。

すでに長く一緒に働いている関係性の深いメンバー同士なら、ビデオ会議ツールでもコミュニケーションはとれます。しかし、今回の研修対象の新卒のような新メンバーにとってはこうしたコミュニケーションは負担に感じられてしまう部分もあります。

チャットの文章を考えるのが面倒くさい…という心理も起こるはずです。oViceを使うことで、このような、コミュニケーションに付帯する心理的コストも解消されたのではないでしょうか。

ー今後oViceでやってみたいことを教えてください。

お互いの成果を1枚のポスターにまとめて共有、発表するポスターセッションをoViceでやってみたいです。

今はビデオ会議ツールを使って、順番に発表するウェビナー形式でやっています。一方、oViceだと同時に複数人が発表、聞き手は気になるところから聞いて回るという状態が実現します。

oViceならば、複数の発表を聞いて回れたり、一方通行ではなく質疑応答などの双方向のコミュニケーションもできたりするので、よりリアルと近い体験になるはずと思っています。

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