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バーチャルオフィスを「集まっていて楽しい場所」に。oViceを使い倒すために工夫していること

バーチャルオフィスを「集まっていて楽しい場所」に。oViceを使い倒すために工夫していること

新型コロナウイルス拡大の影響で、一気に普及したリモートワークですが、コミュニケーションに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。今回はコロナ危機以前からリモートを実践していたものの、社員急増でコミュニケーション課題が顕在化しoViceを導入されたウンログ株式会社にお話をお聞きしました。

無料トライアルでoViceを始めてから約半年、業務委託を含む多くのメンバーに利用されている、言わば「oViceヘビーユーザー」であるウンログ社は、どのように社内でoViceを浸透させ、oVice導入によりどのような効果を得られたのでしょうか。

 

・利用企業名:ウンログ株式会社(公式ウェブサイト:https://unlog.co.jp/

・取材対象者:うん広報兼うんコミュニティ・マネージャー長瀬みなみさん

・oVice利用人数:10数人

・企業概要:2012年からうんち記録アプリ「ウンログ」を開発・提供。今では80万ダウンロードを越え、たくさんの方の健康管理に役立てられている。

 

社員増加とコロナが重なり、コミュニケーション課題が顕在化

ーまず最初にoViceの導入背景をお聞かせください。

現在8期目のウンログは、コロナ禍以前からフルリモートで働いてきました。ベースがリモートで、週に1回借りているシェアオフィスに集まって顔を合わせるようにしてはいましたが、コミュニケーションは基本Slack。人数も5人程度だったこともあり、何ひとつコミュニケーション上の不自由も感じていませんでした。

ーリモートの働き方はだいぶ長かったんですね。

そうなんです。ただ、新型コロナウィルスの危機の少し前、昨年の1,2月に一気にメンバーが増えました。それまでは役員だけで数人だったのが、若手のメンバー層が増えてきたんです。そうなると、オフラインで集まるシェアオフィスでの対面コミュニケーションの必要性が強くなってきたのですが、その直後のコロナ危機。オフラインで集まれない、テキストコミュニケーションだけだと無理がある、という事態になってしまいました。

ー社員が増えたタイミングと新型コロナウイルスの拡大が重なってしまったんですね。具体的にどのようなコミュニケーション課題があったんですか?

当初はZoomなどのビデオ会議ツールを使っていたのですが、「サクッと何かを聞きたい」といった雑談レベルでの活用は難しかったんです。ルームを立ち上げ、そこに来てもらうためにテキストで招待を送る、という行動はメンバーにとってはハードルが高く、些細なすれ違いや認識の齟齬が多発するようになってしまったんです。「どうしたらいいんだろう」と悩んでいた時に、社員の1人が「面白そうなツールがある」と言って持ってきたのがoViceでした。

当時は無料トライアル期間だったため、まずは手軽に試してみようと思い早速導入してみました。当初はメンバー全員ではなく有志の4人で利用しました。すると、コミュニケーションが活発になり、十分に効果実感ができたため、有料導入を決めたという流れです。

独自のキャラクターがちりばめられたバーチャルオフィスのレイアウト

 

レイアウトを工夫し、みんなが思わず集まりたくなる場所に

ーウンログさんはかなりoViceを使い倒している印象です。先ほどオフィス画面をみたのですが、たくさんのアバターが動いていて、個人的に嬉しく思いました。

正直に言いますと、導入当初は全然メンバーはいませんでしたよ(笑)。時間をかけて、全員に使ってもらえるようになりました。

ーそうだったんですね。メンバーがoViceに来てくれないという状況はどのように打開したんですか?

ルール化と言うと固くなってしまうのですが、「oViceにいるようにしましょう」と私が宣言したんです。oViceのような新しい体験を提供するツールは、実際に使ってみないと効果がイメージしづらい、裏を返すと一度使いさえすれば定着してくれると思っていて。メンバー全員がコミュニケーション面で「雑談しづらい」「ハードルが高い」といった共通の課題感があったので、浸透は早かったと思います。

ー一度使わないとイメージがつかないというのはその通りだと思います。実際にoViceを利用し始めたメンバーはどんな反応でした?

いざ使ってみると、「ほんとにサクッと話せる」「コミュニケーションが楽になった」などかなり好評ですよ。「効果あることはわかったよね、業務時間はみんなここにいるでいいじゃん」という話になり、自然と今のメンバー全員が活発に使っているという形になりました。

ー何よりウンログさんのoVice、レイアウトがかわいいですよね。

ありがとうございます(笑)。これはPhotoshopを使って、私が一から作りました。ウンログの公式キャラクターを各所に散りばめて、「集まっていて楽しい場所」になるよう意識しています。社員の反応もかなり良好でしたね。

ーこちらの「今日の一言」というコーナー、気になります。

ここはある社員が毎日更新してくれています(笑)。自然に出てきた取り組みで、メンバーがこれを見て楽しむのももちろん、実際にアプリ運営にも活きているんです。アプリは自分の便の記録をするとコメントが表示されるのですが、そこのバリエーションが増えた。想定外の効果ですね(笑)。

オフィスのど真ん中にある「今日の一言」。これをきっかけに会話が生まれることも

 

採用~オンボーディングで活用し、心理的安全性の高い組織に

ー具体的にoViceが活きている、と思ったシーンを教えていただきたいです。

新しいメンバーを採用した時に、引き継ぎといったオンボーディングをしなくてはいけません。ただリモート環境だと相手の雰囲気もわからずサポートがしづらい、その結果意図とずれている成果物が出てきてしまうという課題がありました。

ですので、コロナ以前は入社して最初の1週間は、オフィスに出勤してがっつり一緒にやろうという形にしていました。ただコロナだと先ほど言ったように出社ができない。そこでoViceの出番です。わからないことがあったらすぐに声をかけられる状態が担保されているので、先ほど話した課題は一切なくなりましたね。

ーオンボーディングに活きてるんですね。

今までは、遠方在住の方を採用したら入社してすぐ1週間東京に来てもらう必要がありましたが、oViceを使ってスムーズにオンボーディングができるので、その必要もありません。結果として、採用の幅が広がりましたね。

ー採用にも効果が…oViceをフル活用していただいて本当に嬉しいです。

新入社員の人に聞くと、最初「フルリモートが不安」という方がけっこういたんです。でも入社してみると毎日oVice使って話もするし、ビデオ機能を使って顔も合わせるので、「全然苦じゃない」「思ったよりいける」といったポジティブな感想を持ってもらっています。

 

「保健室」を設け、ふらっと立ち寄り相談できる環境づくりを

ー今後oViceをこのように使っていきたい、といった展望があれば教えてください。

今、全社で集まる時は会議室を使っています。今月から月末の締め会をしようと思っていて、それには業務委託を含め、ウンログに関わるみんなに来て欲しいと思っていて、オープンスペースで行おうと思っているんです。oViceを使って、メンバーにとって開かれた場を作っていきたいです。

また、私主導で保健室を作ろうと思っています。個人的にコーチングの勉強をしていて、会議室を使って完全クローズドな場にして、メンバーの働きやすさをサポートしていきたい。保健室って決めらられた時ではなくふらっと訪れる場所だと思っていて、バーチャル空間にそのような場を作って、雑談だと話せない内容を話したいと思っています。

これからもoViceを使ってメンバーの心理的安全性を担保して、みんなが活発に楽しく仕事をできるように、工夫を続けていきたいです。

ー大変貴重な工夫のお話をたくさんお聞かせいただき、ありがとうございました!

 

◆oViceについて

oViceを体験してみたい方はデモ体験が可能です。

ご自身のバーチャル空間を持ってみたいという方は無料トライアルをお申込みください。

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