新型コロナウイルス感染症の流行により、一段とテレワーク化が加速した住友三井オートサービス株式会社。それまでは出社しているので対面での社内コミュニケーションができましたが、同社 人事部では、テレワークが進んだことでコミュニケーションの減少や、業務効率低下の悩みに直面していました。多様な働き方を見据え、同組織は1年前にoViceを導入。独自のルール設計や、人事部ならではの活用についてお話を聞いてきました。

メール主体のやり取り、これからの柔軟な働き方を目指す人事部には合わず？

ーoViceを導入する前、テレワーク勤務中心の社内で、コミュニケーションはどのように取られていたのですか？

主にメールを使っていました。新型コロナウイルス感染症の流行で、コミュニケーションの体制整備も出来ぬままテレワークを積極的に利用せざるを得ない状況となり、結果的にそれまで主流だったメールが手段として残りました。

ビデオ会議ツールの導入もありましたが、スピード感が求められるコミュニケーション以外は、メールを一番利用していたと思います。

ー新型コロナウイルス第１波からしばらく経ったと思うのですが、今もテレワーク勤務がメインなのですか？

当初は一部出社が必要な業務を除き、多くの社員がテレワーク勤務をしていましたが、最近は徐々に出社する人が増えてきました。部署にもよりますが、人事部では出社とテレワーク勤務とをうまく併用する動きが主流です。

人事部の場合、採用や研修などはオンラインでも完結できますが、給与計算などの紙の書類が介在する業務はどうしても出社しないとこなせません。一方で、業務は徐々に電子化が進んでいるため、将来的には出社しない働き方も可能になってくると思っています。

ただテレワーク勤務を前提とすると、メール主体のコミュニケーションでは正直限界がくるだろうと思っていました。

ー限界ですか。詳しくお聞かせください。

これは人事部以外の部署でも頻繁に指摘されていたことですが、最たる問題はコミュニケーションのとりづらさです。今までだと業務で悩んだ時には、近くにいる上司や同僚に気軽に質問ができました。しかし、メールを使うとなると、スピード感がかなり落ちます。

ビデオ会議ツールを使ってリアルタイムのコミュニケーションをとるとしても、相手のカレンダーを確認したうえで会議設定をしなくてはいけない。心理的ハードルも高まりますし、数秒で済む話のためにかける労力とリターンに大きなミスマッチが生じていました。

何より、業務に直接関連しないコミュニケーション、雑談のような気軽な対話は、メールとビデオ会議ツールではほとんど実現しませんでした。

これは後にチャット機能の導入により多少改善された部分ではありますが、それでも対面と比べると十分な代替手段とまでは言えなかったと思います。

コミュニケーション量が減るとスピード感が失われ業務効率も落ちますので、人事として何か対処しなくてはいけないと思い、約1年前の2021年8月に部内の改善活動の一環でoViceを導入しました。

導入の決め手となった、oViceの「3つの特徴」

ーそれまで他のツールが馴染まずメール中心になっていた職場にバーチャル空間サービスを導入するとなると、かなりハードルが高いと思うのですが、実際どうでしたか？

抵抗感以上に、コミュニケーションの問題意識が大きかったことと、私自身が使ってみたいという強い好奇心もあり(笑)、意外とすんなり導入は進みました。

oViceでは、今誰が話していて、誰が空いているのか、視覚的に動きを把握できます。同じ空間にいるという安心感もあって、結果的にですが前向きな心理を生み出してくれたように思います。

ーそれはよかったです。他にバーチャル空間サービスはいくつかあるなか、oViceを選んでいただいた決め手は何でしたか？

3つあります。理由の1つ目は、導入のハードルが低かったことです。oViceは、アプリやソフトウェアをダウンロードするのではなく、ブラウザでそのまま利用できますよね。ダウンロードを挟むとなると、社内のセキュリティチェックの工数がかかります。勿論、セキュリティ面の仕様が優れていたことも重要なポイントでした。

2つ目は価格です。スペース単位の課金であり、他のサービスと比べて利用料金を抑えられる印象でした。スモールスタートで手を付けやすい価格帯はとても有難かったです。

そして3つ目はサポートの安心感です。他のサービスは海外製が多く、困った時に気軽に相談しづらいのではと感じました。一方でoViceは日本のサービスですし、ツアースペースへ行けばいつでも相談に対して返答し、すぐに問題解決してくれます。「ここにくるといつでもスタッフが対応してくれる」という環境が導入前からあったのは大変心強かったです。

“出社時ログイン・離席ステイタス利用・通知オン”そして“既存ツールとの併用”…「押し付けない」4つのルール設計

ー現在、皆さまはoViceをどのようなルールで利用していますか？

前提として、「oViceはあくまでプラスアルファのツール」という位置付けを大切にしました。まずは触ってもらうこと、そしてメンバー全員が使ってみたら意外と便利かも？と思えるような状態を目指しました。そのためにも「絶対に業務上使わなくてはいけない」という強制感は極力排除することにしたのです。

ー強制はしない、というのは、メンバーの自律や主体性あってこそのルールのようにも感じます。具体的にどのようなルールなのか教えてください。

まず1つ目は「全員ログイン」ですが、弊社はスーパーフレックス制をとっているので、出退勤時間はバラバラです。なので「出勤から15時くらいまでは極力入るようにしましょう」と声をかけています。

そして2つ目は「離席するときは離席ボタンを利用」、3つ目は「通知設定はONにしておきましょう」というもの。

この2つは、oViceを利用する人全員が「気軽に話しかけられる」という価値を感じられるようにするのと同時に、もし気付かなかったとしてもお互い様という広い気持ちで利用してもらえるように設定しました。

そして最後は「既存ツールとの使い分けを意識する」というもの。oViceで全てのコミュニケーションを完結させるつもりはなく、あくまで大事なのはオンラインコミュニケーションの問題を解決すること。そのためにoViceは手段として、他のツールとうまく使い分けてもらえるよう、このルールを設けました。

オンライン時代の採用活動にも“oVice”が役立つ

ー現在、2つのスペースを運用されているとのことですが、それぞれどのように使っていますか？

執務フロアとゲストフロアの2つを設けています。前者は通常のオフィス利用、後者は外部の方を招いた時などに利用しています。

私たちは人事部ですので、ゲストフロアを、主に採用のイベントや面接などに利用しています。

oViceを活用した採用面接の際の具体的なフローをご紹介すると、待機スペースに入ってきた就活生を迎え入れ軽く雑談し、面接Roomまで案内、面接が終わって出て来た学生に声かけをしてアフターフォロー、となります。これは対面時のコミュニケーションとほとんど同じだなと感じていて、採用系の業務とoViceの相性の良さを感じています。

ー就活生にとっても、バーチャルオフィスでのコミュニケーションがあるかないかで、会社に対する印象が変わりそうですね。他にはどのようなことに使っていますか？

最近だと内定者懇親会や内定式にゲストフロアを使いました。人事メンバーと内定者、計40名ほどで開催したのですが、参加者同士でコミュニケーションをとりやすかったり、運営サイドからもテーブル移動や画面共有がしやすかったりなどで、かなり充実したイベントになりました。 発表者に対して、拍手ができるclap機能も臨場感があって参加者から好評でした。

会議後の「どうだった？」ができる 業務効率化と心理的安全性にも有効

ーoViceを使い始めて、組織にどのような変化が生まれたと思いますか？

最初に想定していた通り、コミュニケーションのとりやすさが変わったように思います。

これは他のメンバーの感想ですが、打ち合わせなど社外の方とのビデオ会議が終わったあとに、すぐoViceで集まって情報共有できるのが有難いそうです。振り返りやネクストアクションの確認ができて、いい時間になっているそうです。

ビデオ会議を切った後、わざわざ別のビデオ会議に入り直すのはちょっと荷が重いですよね。対面なら当たり前だったこともオンライン環境ではやりづらさがありましたが、oViceがあるとすぐに集まって話すことができる。この負担感の違いは、大きな変化につながると思います。

業務効率以外にも、社員の心理的安全性にも繋がっているのを感じます。気軽な雑談や相談などに助けられている社員も多いと思います。「oViceなしはきつい」という感想も出ていて、今や当部にとっては必要不可欠なツールと言っていいかもしれません。

社内研修やOB・OG訪問。これから試していきたいoViceの活用アイデア

ー最後に、今後oViceを使ってどのようなことをやっていきたいか、教えてもらえますか？

活用アイデアはたくさんあります。例えば社内研修は実施したいことの一つです。oViceだと講師の先生も運営メンバーも、メンバーの様子を簡単に見ることができますよね。少人数に分かれたグループワークもできます。ビデオ会議ツールにも部屋を分割する機能はありますが、行き来がかなりしづらくなってしまいます。

採用活動の延長でOB・OG訪問への活用もできたら良いなと考えています。いずれはグループ会社や海外拠点メンバーなんかも巻き込んでいけたら面白いなと勝手に想像を膨らませています。oViceがあれば、どこからでも参加できるというオンラインの良さと、対面時のようなコミュニケーションが両立するので、大きな成果につながると期待しています。