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バーチャル空間をビル化し、社員が気軽に帰れる場所&ショールーム作り

コロナ禍でテレワークになったことで、社員がふらっと帰って来られる場所、社外の方と気軽にやり取りできる場所がなくなってしまった企業も多いのではないでしょうか。

8割が社外の顧客のオフィスなどにいる外勤社員、2割が本社勤務で、コロナ前は外勤社員が「ただいま」とオフィスに帰ってきては、そこからの何気ない会話が生まれていたという株式会社サンソウシステムズ。そんな、社員が「気軽に戻れる場所」を作りながら、社外の方も気軽にアクセスできる「ショールーム」を設けています。

  • 企業名:株式会社サンソウシステムズ
  • 利用人数:平均30人程度
  • 活用方法:oViceスペースをビル化し、2階を社員が気軽に雑談できるスペースとして、1階をショールームとして活用。今後はoVice上で勤務や外部向けイベントも検討している。

 

社員が気軽に帰れる場所を作りたい!

─なぜoViceを使おうと思ったのでしょうか。

社員が気軽に戻れる場所作りができるツールを探していました。oViceを利用して開催されたイベントにたまたま参加した時、「これだ!」と思ったんです。

私たちの会社は8割が外勤の社員で、コロナ前は外勤先から自分たちのオフィスに戻ってくることができました。でもコロナになってそれができなくなりました。

社内向けの忘年会、年に数回の懇親会、社員同士のバーベキューやパーティーなど、すべてが中止になってしまい、コミュニケーション不足に陥ってしまったんです。最初はZoomなどを使って雑談しようと試みていましたが、40分で切れてしまうし、意外と時間の調整をするのが難しいという問題がありました。

oViceなら、テレワークや出先での勤務が終了し、自宅からいつでもアクセスできるので、いちいち時間を決める必要がなく、いつでも雑談できます。しかも込み入った話は個室(会議室)を使って面談できるところが魅力だと感じています。

ショールームも設け、外部の人もアクセスしやすく

─1階にはショールームもあるんですね!

はい。社外の方も招けるように『イノベや』という名のショールームを作っています。『イノベや』は、企業や業界の垣根を超えた雑談から、イノベーションを起こしたい部屋という思いから作った造語です。

『oVice』の利用メリットは前記の通り、社内コミュニケーションの活性化と、オンライン主体で失った大事な“雑談”を取り戻せることだと実感していますが、社外の方々とも新しいコミュニティのハブになるのでは?と思いつきました。

withコロナになり、ニューノーマルと言われるこんな時代こそ、業種問わずに知見を共有して助け合える場として皆様に使ってほしいと思い、部屋にオブジェクトを置いて色々工夫しています。

例えば名刺交換、フロア内に名刺交換機能を付けた看板を設置したり、イベント情報の画像を置いてクリックするとカレンダーを表示させたりと、部屋を模様替えしながら、交流会などで必要になりそうなものを少しずつ揃えています。

また、自社製品や取り扱っている製品のバナー画像を置いて、クリックすると動画再生したり、チャットボットが自動応対したり、資料のDLが出来るようにしておくなど、常時コンシェルジュとして人が待機しなくても来訪者を振る舞えるように準備しています。

外部の方を招待する方法ですが、今はまだ、メールやチャットで個別に招待してパイロット運用していますが、来てくれる人はみな面白いと言ってくれますし、お呼びした方々同士が「はじめまして!」から雑談で一気に話が盛り上がったりして、楽しく利用されているのを見ると、こちらも思わず嬉しくなります。

今後はSNSと連動して、オンラインイベントも企画していきたいと思っています。

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ボトムアップでoVice導入を推進

─oVice導入での課題は何でしたか?

テレワークだと個人ごとの業務がきちんと管理できないという声があり、現時点では雑談スペースとしてしか使えていません。しかし、今後は制限や制約を緩和しながら勤務もここで行い、自然な流れでみんなが交流できるようにしていきたいと考えています。

個人的には、「雑談からイノベーションを起こしたい」と考えているので、人事総務担当に声をかけるなど、協力者を探して何とか広めていこうと考えています。勤務で使い始めるのは4月以降なので、それまでに各部でどれくらい使ってみたいのかアンケートを取り、その人数に応じて運用方法を検討していきたいと考えています。

─oVice推進をする上で、独自の工夫などはされましたか?

スペース上に自社製品であるチャットボット『さっとFAQ』を置いて、「マイクでトラブった!」、「アバターが表示されない!」などというトラブルにできるだけすぐに対応できるように工夫しています。

oViceを使ってみてのアンケートなどもチャットボットから送れるようになっているので、少しでも多くの人にアクセスさせるような仕掛けを置いています。

チャットボット

 チャットボットを押すと問題を解決してくれる『さっとFAQ』

顔は分からないけど仲良くなった社員も!

─oViceを使ってみて、意外な発見などはありましたか?

声だけで交流できるので、フロア内を自由に動きまわって、面識のない社員と「おつかれさまです!」というひと声から、すぐに話題が生まれて仲良くなれました(笑)。

こうした思いがけない交流が生まれるのもoViceの面白さかもしれません。実際に会えるのはいつになるか分かりませんが、現実空間で会えたら違和感なく話せる気がしています。

◆oViceについて

oViceを体験してみたい方はデモ体験が可能です。

ご自身のバーチャル空間を持ってみたいという方は無料トライアルをお申込みください。