新型コロナウイルスの影響で、リモートワークに移行する企業が急増しています。オンラインでのコミュニケーションが基本となり、「声がかけづらい」「メンバーの状態がわからない」など、多くの課題が発生しています。

今回インタビューさせていただいたキオクシア株式会社は、同じくリモートワーク特有の課題に悩まされていたところ、oviceをバーチャルオフィスとして活用することでかつての活発な社内コミュニケーションを取り戻したそうです。どのようなきっかけでoviceと出会い、どのような工夫をされてきたのか、お話を聞きました。

導入の決め手は「セキュリティ面での安心感」

ーまず最初に、oviceを利用するに至った背景を教えていただけますか？

国松：これまで定期的にメンバー間のコミュニケーション促進を目的とした全社横断のワークショップを開催していました。昨年から新型コロナウイルス拡大の影響で、それまでの研修施設を借りたオフライン開催からオンラインへの移行を余儀なくされて、それにともなうツールを探していたんです。その時に見つけたのがoviceでした。

ー他にもいろいろとツールはあると思うのですが、なぜoviceを選んでいただけたんですか？

国松：おっしゃる通り、当初の開催ではビデオ会議ツールを使っていました。いくつかの部屋に分けて実施していたのですが、どうしても弊社のワークショップの性質との相性が合わなかったんです。

詳しくお話すると、例えばグループワークの時にきっちり部屋が分かれていることで、自分以外のグループのコミュニケーションに一切アクセスできなくなるんですね。今までの開催では、他のグループのディスカッションを聞いて、途中からグループ同士混ざるということも起こっていたんです。ビデオ会議ツールではどうしても「縦割り感」が出てしまい、コミュニケーションが限定されてしまっていました。

また、オフラインでのワークショップではファシリテーターがグループ間を移動して様子を見たりアドバイスしたりすることも多かったのですが、それもできない。クローズドなコミュニケーションを前提としたビデオ会議ツールでは、弊社のワークショップは実現できないと感じました。

代替となるツールを探していた時に、次に候補に出てきたのがoviceのようなバーチャル空間サービスでした。ovice以外もいろいろと候補はあったのですが、そのほとんどが海外のサービス。弊社は情報セキュリティを非常に重視しているので、どうしても不安が残ったんですね。

これは海外サービスが一概に悪いと言っているわけではなく、セキュリティ面をクリアするために運営担当と密にコミュニケーションを取る必要があって、日本のサービスのほうがそこも含めて安心できるということです。

その点oviceは日本の会社ですし、サポート担当者の方も迅速かつ丁寧にコミュニケーションを取っていただけました。もちろん機能面でも、他サービスは人数制限などがあってワークショップには合っていなかったりなど、oviceを選ぶ理由はたくさんあったのですが、一番の決め手は情報セキュリティ面での安心感でしたね。

各フロアの管理人との協働で、気軽なコミュニケーションを実現

ーありがとうございます。現在キオクシアさんはバーチャルオフィス利用をされていますが、ワークショップにおける単発利用からはどうつながったんですか？

藤田：ワークショップのツール探しに並行して、弊社の在宅勤務における課題の解決を模索する動きがありました。コロナ禍を受けて、弊社は2020年春頃から原則在宅勤務に移行して、ビデオ会議ツールとチャットサービスを利用していたのですが、リモート環境特有のコミュニケーション課題が出てきていたんです。

マネージャーの「オンラインだとメンバーの状況がわからない」やメンバーの「上司にちょっとした相談をしたいだけなのに手間がかかる」、新しく入ったメンバーの「せっかく入社したのに誰とも話せず疎外感を感じる」など、各方面から課題が挙がってきていました。

今のままだといけないと思い、解決策を考えていたところ、ワークショップの企画チームからoviceを紹介してもらったという経緯になります。

ーバーチャルオフィスとしてoviceを使ってみての感想を教えてもらえますか？

藤田：他のツールではできなかった気軽な声かけ、コミュニケーションはとてもしやすいと思っています。挙がっていた課題のほとんどが「コミュニケーションのハードル」が原因で、oviceはそこを下げてくれるツールだと思っています。オンライン上で「立ち話」ができるのは本当にありがたいですね。

ーよかったです。oviceを使っていくにあたって、運営上の工夫などがあれば教えてください。

藤田：部門単位でスペースを区切っているのですが、各スペースに管理人を置いています。今oviceを使っている事業部は数千人の規模で、一気に一人が管理するとなるとだいぶ難しいと思うので、それぞれの管理人と二人三脚で運営していく形をとっています。

ー二人三脚ですか。具体的にはどのようなe働をしているのですか？

藤田：まず推進担当である私のほうで、ovice利用の方針やルールをまとめて、それを管理人が自部門に合うようにアレンジし浸透させています。「常時接続するようにしましょう」「今何やっているかわかるようにアイコンを工夫しましょう」などといった内容を、管理人がうまくアレンジしてくれることで、浸透しやすくなっているように思います。

社内イベントで活用し、さらに多くの社員に広めたい

ー最後に、今後の展望を教えてください。

藤田：スペースによって盛り上がりに差があるのは今後の課題だと思っています。部門全員が常にovice上にいるスペースもあるし、なかなか人が集まらないところもまだあるんです。

「コミュニケーションをとりたい相手がoviceにいる」というのが、コミュニケーション促進の大前提だと思っていて、人が集まらないと効果がどうしても薄くなってしまうんですね。なので、今後は社内向けのイベントをoviceを使ってやりたいです。

今oviceをそこまで活用できていないメンバーは、おそらくログインに慣れていなかったり、バーチャル空間でのコミュニケーションのイメージがついていないだけだと思っていて、実際に一回体験してもらうことが大事なのではないかと考えています。例えばお祭りイベントなど、メンバーにとってハードルが低く、参加したいと思える取り組みを継続的にやっていき、oviceの浸透を進めていきます。

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