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バーチャル空間「oVice」でオンラインイベントを開催する事例が増えてきています。今回ご紹介するのはデンソーテクノの社内向け展示会の事例です。
毎年行われている社内展示会は、新型コロナウイルス拡大の影響で、2020年からオンライン開催に。同年はビデオ会議ツールを使ってなんとか開催できたものの、一方通行のコミュニケーションで盛り上がりに欠けてしまったことに課題感を覚え、今年はoViceを使った開催にチャレンジされました。
社内及びグループ会社社員、延べ2000人以上が参加したバーチャル展示会の準備期間の工夫や実施した感想をお話いただきました。
デンソーテクノでは2018年度から全社員が一丸となってDX活動に取り組んできました。活動成果を共有する場として、これまでは会場にパネルを設置した社内展示会を毎年開催してきましたが、新型コロナ拡大の影響で今までのようなオフラインでの開催が難しくなってしまいました。
昨年（2020年）は急遽ビデオ会議ツールを使ってオンラインで開催し、画面上で資料を映してそれに対して質問するという形でなんとか最低限の「情報共有」という目的は果たせていたと思います。ただ、やはり一方通行のコミュニケーションになってしまい、どうしても盛り上がりに欠けるという問題が発生しました。
今年はそれら問題を解決しつつ、「なんとかオンライン上での展示会を成功させたい」と思って別のツールを検討していたところ、社内のメンバーが紹介してくれたのがoViceでした。
本格的に導入する前に、使用感が一番イメージついたことです。最初に有志のメンバーでトライアルに申し込みました。そこで実際に触ってみて「今年の展示会に使えるな」と思える明確なイメージを持つことができたので、上司にも提案しやすかったのです。
また、トライアル期間中に運営の方にたくさん質問をさせてもらったのですが、全て丁寧にかつ迅速にご返答いただけたのは好印象でした。トライアル期間があるとはいえ、バーチャル空間でイベントを開くという初の試みで事前に懸念を全て消しておきたかったので、とても助かりました。
まずは運営として、とにかくoViceを触りまくりました。oViceに集まっては、様々な機能を触っていました。新しいツールなので、まずは慣れ切ることが大事と思っていました。
空間のレイアウトを自分たちで作ることはできるということで、そこも工夫しましたね。設計時は、遊び心を意識しました。業務上の公式の場なので、きっちりした雰囲気にするという考えもあったのですが、やはりバーチャル空間の展示会という新しい取り組みを楽しんでもらいたい、という考えがあり、今のような雰囲気のレイアウトにしました。「ゲームっぽくていいね」という声ももらっており、かなり好評でしたね。
また雰囲気の演出だけではなく、空間の分け方も工夫しました。実際のリアルの展示会会場を参考に、どこで何が展示されているか、すぐに把握できるような設計にしたのです。
ありがとうございます。また、事前に手順書とマニュアルを作って参加者に配り、展示会前日にも300人呼んでリハーサルを行いました。「社内の人が一同に介し、情報共有を行う」ことがメインであるこの展示会で、操作の問題が発生してはいけないと思い、思いつく限り万全な準備をしました。
ー展示会が終わってみて、実際どうでしたか？
当日の突発的なアクシデントはありましたが、おおむね成功といっていいのではないかと思っています。
参加者からの評判は予想以上に良かったですよ。のべ2000人以上の方が集まって、昨年（2020年）のビデオ会議ツールでは実現できなかったような盛り上がりがありました。
「初めての体験で楽しかった」という声が集まっていて、本当にoViceを使ってよかったなと思います。
ーありがとうございます。最後に、今後の展望を教えてください。
印象的だったのが、今回のoVice展示会では、展示者の話を聞いて質問するというコミュニケーションだけではなく、参加者間の雑談も目立った点です。
普段なかなか会えない海外などの遠方のメンバーとも気軽に話せて、お互い刺激を与え合い、社内の士気も上がった気がします。これは間違いなくオンライン開催でしか出せない効果です。オフラインオンライン両方のメリットを見つつ、うまく組み合わせながら開催していきたいです。
