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社内イベントで「oVice宴会」を活用し、約1年半ぶりの「みんなで集まっている感」を実感

新型コロナウイルスの影響により、私達の周りで大きく変わったものの一つが「宴会」ではないでしょうか。「リモート飲み会」「オンライン飲み会」という言葉も生まれ、多くの人が一度はモニター越しでの食事を楽しんだことでしょう。

しかし、数人の友人同士での食事会ならともかく、数百人も集まる企業の宴会をオンラインで行うのは大変。一人が話せば他は全員聞き役に徹しなければなりませんし、数人ごとのグループに分けてしまうと「みんなで集まっている感」が得られません。

そんな悩みを抱えていた企業の一つが、コンサルティング会社のケンブリッジテクノロジーパートナーズ。2020年の全社イベントは会議ツールを使って実施したものの、いくつか課題を感じたと言います。それらの課題を解決するために、2021年の全社イベントに採用したのがバーチャルオフィスを展開するoViceの宴会サービス「oVice宴会」です。

「みんなで参加している感覚を得られながらも、話したい人と話せてオフィスで宴会しているようでした。」ーそう語るのは、イベントの幹事を担当した3名。今回は「oVice宴会」を活用するに至った背景から、当日の参加者の声まで話を聞きました。

  • 利用企業名:ケンブリッジテクノロジーパートナーズ株式会社(公式サイト:https://www.ctp.co.jp/
  • 取材対象者:鵜沢 賢(うざわ まさる)シニアコンサルタント、斎藤 栞奈(さいとう かんな)コンサルタント、渡邊 真希(わたなべ まき)コンサルタント
  • 利用人数:167人
  • 企業概要:アメリカで創業し、1997年に日本法人を設立。ファシリテーション型変革コンサルティングを起点に、組織・業務変革サービス、経営戦略立案サービスなどを展開している

Web会議ツールで社内イベントを実施するも「全員で参加している感覚」を得られず

ーまずは「oVice宴会」を利用する前に抱えていた課題を教えて下さい。

渡辺:以前は会議ツールを活用して仕事をしていたので、仕事以外での会話もしにくく、決まったメンバーとしか話せないのが課題に感じていました。もっと社内でのコミュニケーションを活発にし、新しい人とも気軽に話せる場がほしいと思いバーチャルオフィスを探すことにしたのです。

そこで毎年10月ごろに行われている全社イベントで「oVice宴会」を活用して、みんなにoViceに触れてもらい、評判がよければ社内で活用するシーンを増やせればと思いました。

ー業務でも活用するために、まずは「oVice宴会」で試そうと思ったのですね。

渡辺:そうです。私達は日本ユニシスのグループ会社ということもあり、新しいツールを導入するにも様々な手続きが必要なため、oVice宴会は試しに使うのにちょうどいい機会でした。

oVice宴会を利用するのにも手続きに時間がかかると思い、10月のイベントで使うためにツールを探し始めたのは2月のことです。それから様々なバーチャルオフィスを洗い出し、条件にあうものを絞り、問題なく利用できるように当日まで準備を進めてきました。

ー昨年の社内イベントはどのように実施したのでしょうか。

齋藤:昨年は仕事同様Web会議ツールを使ってイベントを実施しました。しかし、全員が集まると話している一人以外は聞き役になりますし、グループに分かれてしまうと、せっかくの社内イベントなのにみんなで集まっている感がありません。

そのため、今年は全員で集まっている感覚が得られるイベントにしたかったのです。

「国産サービスの安心感」「リアルに集まっている感」がoViceを選ぶ決め手に

ー様々なバーチャルオフィスがある中で、oViceを選んだ決め手を教えて下さい。

鵜沢:一つは「日本法人が提供しているサービス」であること。新しいツールを導入するにあたり、総務部に相談したところ「何かトラブルがあった時に、すぐに相談できるように日本の会社のものにしてくれ」と言われたのです。

そこで、まずはリストから外資のサービスを除外しました。そこからは一つずつサービスの中身を見ながら使いやすいサービスを選ぶことに。最終的にoViceに決めた理由は「リアルなオフィスにいる感」を得られることです。

oViceでは話せる範囲が決まっていて、アバターを近づけなければ話せません。制限があることで、逆にリアルなオフィスにいる感覚に似ていたんですね。加えてメニューが使いやすいなども、選んだ理由の一つですね。

齋藤:気にしていた「みんなで集まっている感」も得られました。oViceなら誰かと話しているときも、周りにメンバーがいるのが見えますし、周りで話している様子も可視化されます。

自由に相手を見つけて話しかけられるので、本当にオフィスでイベントをしているようでした。背景も宴会用にアレンジされていたので、みんなで宴会気分を楽しめたと思います。

▲宴会風の背景でグループに分かれて会話

開始30分の操作説明で、全員がスムーズに宴会を楽しめた

ー当日の全社イベントの様子についても聞かせてください。

鵜沢:全社イベントは朝から夜まで一日中開催されました。みんなが一日中楽しめるように、最初の30分は「oViceの使い方」を説明する時間。40ページほどのスライドを作ってプロフィールの入力や簡単な操作方法を紹介して、ステップバイステップでツールに馴染んでもらいました。

渡辺:事前に全社イベントでoViceを使うことは共有し、自由に使えるようにはしていましたが、どうしても当日初めて使う人もいたので説明する時間があってよかったです。そのおかげで、みなさんがスムーズにイベントを楽しんでくれました。

鵜沢:「最初の説明のおかげで一日中楽しめたよ」という声も何名かから頂き、社内でも好評だったようです。

▲最初に資料を使って使い方などを説明

ー使い方が分からなくて困る方はいなかったでしょうか?

鵜沢:ヘッドセットが繋がらないなど、音声に関わる相談はいくつかありましたが、oViceの使い方自体の相談はありませんでした。念の為、幹事は以前からoViceの使い方を練習し、当日は相談所のようなものを設けましたが、oViceの操作で困っている方はいなかったようですね。

渡辺:使い方に困るどころか、みなさん積極的に機能を試して使っていました。YouTubeを貼れる機能などは紹介していなかったにもかかわらず、自分の好きな動画を貼って楽しんでいる方もいましたね。

▲レイアウトを変更してゲームも

「全社ミーティングや帰社日にも使いたい」oViceの様々な利用シーンを検討中

ー今後もoViceを使う予定があれば教えて下さい。

渡辺:今後も社内イベントでは使っていきたいと思いますし、月1で行っている全社ミーティングにも使いたいと検討しています。また、コロナ以前はクライアント先に常駐していたメンバーも、金曜日はみんな本社に帰って働く「帰社日」にしていたので、金曜日はoViceを開放して自由に使えるようにしていきたいですね。

社内での評判もよかったので、これから使うシーンを増やしていきたいと思います。

◆oVice宴会について

oVice宴会公式サイト

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