日常のオンラインコミュニケーションに効果的なアイデア8選 ～バーチャルオフィスoVice編～
バーチャルオフィス「oVice」では、作業中に事務所として使ったり会議を開催したりする以外にも、メンバーで集まってワイワイ話したり、上司に近寄って声をかけたりするなど、さまざまなコミュニケーションが可能だ。
一方、パソコン上でoViceにログインしているものの、別作業に没頭している最中、不意に誰かの声が聞こえてびっくりしてしまった経験や、慣れないうちは相手に話しかける際躊躇しがちという悩みもあるかもしれない。
今回は、日常のコミュニケーションで便利な機能や裏技を公開。また、oViceで欠かせないリアクション機能が2022年11月に進化しており、よりタイムリーに反応できるようになった。こちらも合わせて紹介する。
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目次
アイデア① プロフィールに「取込中」「作業なう」などステータスを入力
個人設定画面では、各自が都度、アバターの画像や表示名などを編集可能だ。名前に加え「取込中」などステータスを入力すると、入力した内容は常時アバターの下に表示されるため、周囲は「話しかけられても応対できない状態だ」と理解できる。
アバター右上の絵文字も合わせて変更すればわかりやすい。
アイデア② サイレントルームを作れば、入室すると自動で”声かけNG”モードに
oViceでは、会話NGをシステムで制御できる「サイレントルーム」という機能がある。スペース内の特定区画をサイレントルームに設定すると、そのエリア内にいる間はアバター同士の声が届かなくなる。
サイレントルームをいくつか作り、それぞれ「集中ブース」「作業ルーム」「休憩中」などの名称にするとわかりやすいだろう。各区画を作った意図や運用ルールを社内で共有しておけば、混乱も起きず、臨機応変に使えて便利だ。
次に、相手を驚かせることなく、自然に声をかけるためのアイデアを紹介する。
oViceではリアルオフィスのように、アバターで近づけば相手へ声が届き、離れれば声が聞こえなくなるため、会話の際は、相手の元へ移動するのみで余計なオペレーションは本来不要だ。
しかし、相手がoVice画面から目を離し、違う画面で仕事をしていたりすると、他のアバターの動きに気付かず、声がかかると唐突に感じるかもしれない。
これは実際のオフィスでも起こり得ることだ。イヤフォンを付けた相手に正面から突然声をかけると、びっくりされるだろう。そうならないように、最初に手をふったりして、視界に自分がいることをアピールするのではないだろうか。
oViceでも同様に、第一声を発する前に合図をして、相手の意識を自分に向けることが可能だ。
アイデア③ 近づいて「hand✋」であいさつ
oViceのリアクションの一つ、「hand」を使い、ごきげんいかが？と挨拶してはどうだろう。手の絵文字が吹き出しで表示されるため、相手は自分に向けて挨拶していると捉え、話す準備をしやすい。いきなり話しかけるより、丁寧な印象にもなるだろう。
アイデア④ 相手の周りをウロウロして存在をアピール
アバターで相手に近づいたあと、静止したままでは声をかけようとしているのかどうか判断つかないため、相手のそばでアバターを動かし、話したい気持ちを伝えるという手もある。初対面の人には不気味に思われてしまうかもしれないため、気心が知れているメンバー同士でぜひ試してみよう。
アイデア⑤ 遠くからでも確実に気付いてもらえる「呼びかけ機能」を活用
これまで、接近戦で相手に気付いてもらう方法を紹介してきたが、近づく操作をせずに声をかけられる「呼びかけ機能」が2022年8月に追加された。
相手がスペース上のどこにいるかわからなかったり、急いでいる時などは便利だ。
操作方法は、ユーザーリストを開き、話したい相手の名前をクリックする。メニューから「呼びかけ」を選ぶと、ダイレクトに呼びかけられる。呼びかけられた相手には通知が飛び、応答すると、呼びかけたアバターの近くへ瞬間移動する仕組みだ。これは、オフィスで上司が部下を自席に呼ぶような感覚で使えそうだ。ただし、相手が誰かと会話中の可能性もある点には注意が必要。
なお、oViceのスマホアプリを使えば、ブラウザから目を離していてもスマホで通知を受け取れる。
アイデア⑥ 他作業中でもChrome通知で呼ばれていることに気付ける
違うアプリケーションやブラウザで仕事をしている最中に、oViceで誰かが声をかけてきたり自分宛てのメッセージを送ってきた際、Google Chromeの通知機能をONにしておけば、画面右下にお知らせが届く。つまり、oViceを最前面化しておかなくても、呼ばれたら即oViceに戻ってリアクションが可能だ。これなら安心して個人の作業に集中できる。
他にも通知が出る条件があるため、詳しくはヘルプセンターをチェックすると良いだろう。
アイデア⑦もう文字入力は要らない！拡張機能で瞬時にリアクション
oViceでは、声やテキストメッセージ以外にも、拍手👏やドラム🥁などさまざまなリアクションで相手に気持ちを伝えられる。「clap」「drum」など各リアクションに応対する文字を入力することで、アバターから絵文字が吹き出し表示されるのだ。
しかし、中には、文字の打ち間違えなどによりうまく表示されず、もどかしい思いをしたことがある人もいるのではないだろうか。新たにリリースされた拡張機能「oVice Reaction Extension」をインストールすれば、メニュー横にリアクションのアイコンが追加され、いつでもアイコンをクリックするだけで瞬時に表示できる。ワンクリックで済む手軽さと瞬発力が魅力だ。
＜参照＞oViceブログ｜Chrome拡張機能開発で、oViceをさらに使いやすく
アイデア⑧ モニター複数台持ちで、いつでもoViceをウォッチ
仕事中、常にoVice画面の動向を見ていたい、もしくはいつでも会話できるようにしたい、という人向けに、おすすめのデスク環境を紹介する。oViceヘビーユーザーが辿り着いたアイデアでもあるので、よかったら参考にしてほしい。
１台のPCで複数ブラウザを開き、oViceへログインしている画面と作業する画面を分けて仕事をする人が多数だろう。この場合、oViceで声をかけられたり、会議へ参加したりするタイミングでoVice画面へ戻ることになる。しかし、オフィスの人気者は声をかけられる頻度も高い。マネージャー層であれば、チームメンバーの動向や様子を眺めたいという思いもあるだろう。
そんな時は、デスク中央に置いたPCとは別に、サブとして利用するモニターを傍らにセットし、その名の通りoViceモニタリング専用にする。ガンダムの操縦席のような絵面になるが、oViceへアンテナを張りながら仕事をしたい人にはぴったりだ。
